Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Das Umsatzsteuergesetz kennt seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Das Format muss nach Satz 6 der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger so vereinbart sein, dass sich die Pflichtangaben vollständig und richtig in ein normkonformes Format herausziehen lassen. Alles andere — Papier, aber auch ein gewöhnliches PDF per E-Mail — ist eine „sonstige Rechnung" (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
Der Unterschied ist für die Buchhaltung des Empfängers gedacht: Eine strukturierte Datei liest das Buchführungsprogramm ein, ohne dass jemand Beträge abtippt. Ein PDF ist für Menschen gemacht, nicht für Programme — deshalb ist es im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt. Das Bundesfinanzministerium sagt das in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich.
XRechnung und ZUGFeRD: zwei Ausprägungen derselben Norm
| Format | Was es ist | Wo es gefragt ist |
|---|---|---|
| XRechnung | Eine reine XML-Datei. Den Standard betreibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats; Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024. Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar. | Der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. |
| ZUGFeRD | Ein PDF, in das eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten eingebettet ist. Der Mensch sieht das PDF, das Programm liest das XML. | Zwischen Unternehmen verbreitet; nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums ab Version 2.0.1 zulässig, nicht aber die Profile MINIMUM und BASIC-WL. |
Für Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID hinzu: die Adresse, unter der das Rechnungsportal die Datei an die zuständige Stelle weiterleitet. Für Auftraggeber des Bundes schreibt § 5 der E-Rechnungsverordnung sie als Pflichtangabe vor, zusammen mit Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und einer E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Die Behörde vergibt sie; sie steht auf dem Bescheid oder der Beauftragung. Ohne Leitweg-ID kann das Portal die Rechnung keiner Stelle zuordnen.
Wann ein Bestattungshaus betroffen ist
Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Daran entscheidet sich für jede einzelne Rechnung, ob sie eine E-Rechnung sein muss:
| Empfänger | E-Rechnung nach UStG? | Erläuterung |
|---|---|---|
| Angehörige, Erben, Vorsorgekunden als Privatpersonen | Nein | Rechnungen an Endverbraucher sind nicht erfasst. Papier bleibt zulässig; ein PDF per Mail braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). |
| Andere Bestattungshäuser (Überführung, Aushilfe, Kühlung, Trauerdruck) | Ja, nach Ablauf der Übergangsfrist | Kollegenbetriebe sind Unternehmer. Rechnungen für Überführungen, Aushilfen oder Kühlung fallen deshalb unter die Pflicht. |
| Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Unternehmen | Ja, nach Ablauf der Übergangsfrist | Entscheidend ist, dass der Empfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. |
| Vereine, Kirchengemeinden, Stiftungen | Kommt darauf an | Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums besteht keine Pflicht bei Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind — das gilt für viele Vereine. Tritt der Verein unternehmerisch auf, gilt die Pflicht. |
| Sozialamt, Ordnungsamt, andere Behörden | Eigene Vorschriften | Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen laut FAQ nicht unter die umsatzsteuerliche Pflicht. Für Auftraggeber des Bundes verlangt § 3 ERechV die elektronische Rechnung, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro; die Länder regeln das für ihre Behörden und Kommunen selbst. Fragen Sie das Amt, auf welchem Weg es Rechnungen annimmt. |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise | Nein | Nach § 33 und § 34 UStDV dürfen sie immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, auch zwischen Unternehmern. |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln; für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht. Die Rechtsform Ihres Hauses spielt keine Rolle: Ein Einzelunternehmer ist ebenso Unternehmer wie eine GmbH.
Die Übergangsfristen: was 2025, 2027 und 2028 gilt
Die Pflicht zum Ausstellen steht seit dem 1. Januar 2025 im Gesetz, wird aber durch § 27 Abs. 38 UStG gestuft eingeführt. Die Empfangspflicht kennt keine solche Stufe.
| Zeitraum des Umsatzes | Was für den Rechnungsaussteller gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Papier bleibt zulässig, ein anderes elektronisches Format (PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. Die E-Rechnung ist erlaubt, aber nicht Pflicht. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027 | Dieselbe Erleichterung gilt weiter, wenn der Gesamtumsatz des Hauses 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Darüber ist die E-Rechnung an Unternehmer Pflicht. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 2027 (EDI) | Bestehende EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig — im Bestattungsgewerbe selten. | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| Ab 2028 | Rechnungen an Unternehmer im Inland sind E-Rechnungen, soweit keine Ausnahme greift. | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Die Verwaltungsauffassung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025, auf die die FAQ des Ministeriums verweisen. Ob Ihr Haus 2027 unter der Umsatzgrenze liegt, beantwortet Ihre Steuerberatung — der Gesamtumsatz im Sinne des UStG ist nicht die Summe Ihrer Rechnungen.
Empfangen und aufbewahren: die Pflicht, die schon gilt
Krematorium, Sarghersteller, Florist, Druckerei, Steinmetz, Steuerkanzlei, Softwareanbieter — jeder dieser Lieferanten ist Unternehmer und darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen; annehmen müssen Sie sie. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Lesen können Sie die XML-Datei nicht ohne Hilfsmittel. Die Finanzverwaltung stellt dafür einen E-Rechnungsviewer bereit; daneben nennen die FAQ kostenfreie Programme privater Anbieter. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, wer eingehende Dateien prüft und ablegt.
Aufbewahrt wird die E-Rechnung in der Form, in der sie kam. Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums muss dabei zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form vorliegen; ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF ersetzt die XML-Datei nicht. Dieselbe Frist gilt nach § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege; Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre aufzubewahren.
So erzeugt und prüft Revean eine XRechnung
In Revean entsteht die Rechnung wie jede andere: aus Angebot und Katalog, mit der Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG vor dem Ausstellen (siehe Rechnungen). Die E-Rechnung ist eine zweite Ausgabeform derselben Rechnung: In der Rechnungsansicht öffnen Sie den Dialog „E-Rechnung (XRechnung)", tragen die Leitweg-ID und die Rechnungs-E-Mail des Amtes ein und laden die XML-Datei herunter. Die Leitweg-ID wird am Beleg gespeichert, weil sie je Vorgang verschieden ist. Die Datei entsteht im Browser aus den gespeicherten Rechnungsdaten; ein Dienst Dritter ist daran nicht beteiligt.
Eine XRechnung verlangt mehr als die Papierrechnung. Deshalb prüft Revean vor dem Erzeugen eine eigene Liste und nennt, was fehlt: Leitweg-ID, IBAN des Hauses, Steuernummer oder USt-IdNr., Name und Anschrift von Empfänger und Haus — und die Telefonnummer des Hauses mit mindestens drei Ziffern, weil die Regel BR-DE-6 des Standards sie zur Pflicht macht. Fehlt etwas, entsteht keine Datei; eine XRechnung mit Lücken würde vom Portal abgewiesen, und Sie erführen den Grund von der Behörde statt von der Software.
Was Revean nicht kann: ZUGFeRD, das PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, erzeugt Revean nicht; wer es braucht, sollte das in der Vorführung ansprechen. Revean reicht die Datei nicht selbst bei einem Portal ein — Sie laden sie im Rechnungsportal des Amtes hoch. Und Revean verarbeitet keine eingehenden E-Rechnungen; für die Rechnungen Ihrer Lieferanten bleibt der Weg über Postfach und Kanzlei. Für die Buchhaltung liefert Revean den DATEV-Buchungsstapel der Ausgangsrechnungen.
Prüfliste für die nächsten Monate
Die Umstellung ist weniger eine Frage der Software als der Ordnung in den Stammdaten:
- Rechnungsempfänger der letzten zwölf Monate nach Privatperson, Unternehmer und Behörde sortieren.
- Ein Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen; mit der Kanzlei klären, wer die XML-Dateien anzeigt, prüft und unverändert ablegt.
- Leitweg-IDs und Einreichungsweg der Ämter erfragen, mit denen das Haus regelmäßig arbeitet.
- Stammdaten des Hauses vervollständigen: Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN, Telefonnummer, Anschrift.
- Eine Testdatei mit der Kanzlei durchsprechen — eine gemischte Rechnung mit durchlaufendem Posten und ein Storno.
- Den Gesamtumsatz 2026 im Blick behalten: Er entscheidet über die Erleichterung 2027.
- Den Zeitpunkt der Umstellung festhalten und Kollegenbetriebe, denen Sie Rechnungen stellen, vorher informieren.
Häufige Fragen
Muss ich als Bestatter E-Rechnungen ausstellen?
Nur für Leistungen an andere Unternehmer im Inland, etwa Kollegenbetriebe oder Pflegeeinrichtungen, und erst nach den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG: für Umsätze bis Ende 2026 nicht, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro auch 2027 nicht, ab 2028 für alle. Rechnungen an Behörden folgen eigenen Vorschriften; Ihre Steuerberatung ordnet Ihren Fall ein.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Angehörige?
Nein. Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft nur Leistungen an Unternehmer. Angehörige, Erben und Vorsorgekunden als Privatpersonen bekommen weiterhin eine Papierrechnung oder, mit ihrer Zustimmung, ein PDF.
Was ist eine Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Adresse, unter der das Rechnungsportal einer Behörde eine E-Rechnung an die zuständige Stelle weiterleitet. Die Behörde vergibt sie; sie steht auf dem Bescheid oder der Beauftragung, bei einer Sozialbestattung auf der Kostenübernahme. Herleiten lässt sie sich nicht — fehlt sie, fragen Sie beim Amt nach.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
An Privatpersonen ja, mit Zustimmung des Empfängers. An Unternehmer nur innerhalb der Übergangsfristen, also für Umsätze bis Ende 2026 und unter der Umsatzgrenze bis Ende 2027 — ebenfalls nur mit Zustimmung. Ein PDF ist im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der strukturierte Teil muss unverändert erhalten bleiben; ein Ausdruck genügt nicht.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (mit Verweis auf die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025), abgerufen am 04.10.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen, abgerufen am 04.10.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Aufbewahrung von Rechnungen, abgerufen am 04.10.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38: elektronische Rechnung), abgerufen am 04.10.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 Rechnungen über Kleinbeträge (§ 34 Fahrausweise entsprechend), abgerufen am 04.10.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a Rechnungen von Kleinunternehmern, abgerufen am 04.10.2026
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, § 3 Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung und § 5 Rechnungsinhalt, abgerufen am 04.10.2026
- Abgabenordnung, § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, abgerufen am 04.10.2026
- Sozialgesetzbuch XII, § 74 Bestattungskosten, abgerufen am 04.10.2026
- KoSIT: Standard XRechnung (xeinkauf.de), abgerufen am 04.10.2026
- ELSTER: E-Rechnung ansehen (E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung), abgerufen am 04.10.2026
Änderungen
- 04.10.2026: Erste Fassung.
- 04.10.2026: Prüfung gegen Gesetzestexte und Code: Behörden- und Vereinszeile ergänzt, Aufbewahrung nach § 147 Abs. 3 AO, Rechnungsempfänger bei Kostenträger, E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung.
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