Bestattersoftware auswählen: zwölf Fragen für die Vorführung

Vor der Vorführung: den eigenen Bedarf festhalten

Wer ohne Notizen in eine Vorführung geht, sieht vor allem, was der Anbieter zeigen will. Schreiben Sie vorher auf, was Ihr Haus ausmacht — eine halbe Seite genügt:

• Wie viele Sterbefälle betreuen Sie im Jahr, und wie viele laufen gleichzeitig?
• Wie viele Standorte, Firmen oder Filialen gehören dazu?
• Wer arbeitet mit dem Programm: Inhaber, Büro, Fahrer, Buchhaltung — und wer darf was sehen?
• Haben Sie einen Bestand an Vorsorgeverträgen, der weiter gepflegt werden muss?
• Was erwartet Ihre Steuerberatung: einen DATEV-Export, und mit welchem Kontenrahmen?
• Welche Daten liegen heute wo — in einem alten Programm, in Excel, auf Papier?

1. Preismodell und Einrichtung

Warum es zählt: Abgerechnet wird je Unternehmen, je Arbeitsplatz, je Sterbefall oder als Grundpaket mit Modulen, oft mit einer Einrichtungsgebühr. Erst auf Ihr Haus umgerechnet werden Angebote vergleichbar.

So prüfen Sie es: Lassen Sie sich den Jahresbetrag für Ihr Haus nennen — mit allen Zugängen, Standorten und den Modulen, die Sie brauchen. Fragen Sie, was eine zusätzliche Mitarbeiterin oder ein zweiter Standort kostet.

2. Vertragslaufzeit und Kündigung

Warum es zählt: Eine lange Mindestlaufzeit bindet Sie, bevor Sie wissen, ob das Programm im Alltag trägt.

So prüfen Sie es: Fragen Sie nach Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatischer Verlängerung und danach, was mit Ihren Daten nach der Kündigung geschieht.

3. Browser oder Installation

Warum es zählt: Ein installiertes Programm braucht Updates, Sicherungen und oft einen Server im Haus. Ein Programm im Browser verlagert das zum Anbieter — und hängt dafür am Internet.

So prüfen Sie es: Wer spielt Updates ein? Wer sichert die Daten, und wie oft? Was geschieht, wenn das Internet im Büro ausfällt?

4. Datenhaltung, Auftragsverarbeitung, Dienstleister

Warum es zählt: Sie verarbeiten Daten Verstorbener und ihrer Angehörigen. Für personenbezogene Daten brauchen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

So prüfen Sie es: Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden, welche weiteren Dienstleister beteiligt sind (für E-Mail, Zahlungen, Hosting) und wie die Häuser voneinander getrennt sind.

5. Datenübernahme

Warum es zählt: Ohne Ihre alten Fälle, Lieferanten und Preise fängt das Büro bei null an — und führt zwei Systeme nebeneinander.

So prüfen Sie es: Welche Daten übernimmt der Anbieter, in welchem Format, und was kostet es? Was geschieht mit Zeilen, die nicht passen — bricht der ganze Import ab?

6. Datenexport beim Ausstieg

Warum es zählt: Wer seine Daten nicht vollständig herausbekommt, ist an den Anbieter gebunden. Die EU stärkt mit dem Data Act den Wechsel zwischen Cloud-Diensten.

So prüfen Sie es: Lassen Sie sich in der Vorführung den Export zeigen. Welche Daten enthält er, in welchem Format, und kann ihn das Haus selbst auslösen?

7. Fristen nach Landesrecht, mit Fundstelle

Warum es zählt: Höchstfristen der Bestattung, Überführungsfristen und die Frist der Sterbefallanzeige unterscheiden sich je Bundesland und werden unterschiedlich gezählt. Eine falsche Frist ist eine Ordnungswidrigkeit.

So prüfen Sie es: Fragen Sie, für welche Länder Fristen hinterlegt sind, ob die Fundstelle genannt wird und wann die Werte zuletzt geprüft wurden. Probieren Sie einen Fall aus einem anderen Bundesland.

8. Rechnung, E-Rechnung, DATEV und SEPA

Warum es zählt: Aus jedem Fall wird eine Rechnung, und Ämter verlangen zunehmend elektronische Rechnungen. Was das Bundesfinanzministerium zur E-Rechnung sagt, steht in seinen Fragen und Antworten.

So prüfen Sie es: Lassen Sie sich eine E-Rechnung erzeugen und fragen Sie, ob sie mit einem offiziellen Prüfwerkzeug geprüft wurde. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welches Exportformat sie braucht.

9. Bestattungsvorsorge

Warum es zählt: Vorsorgeverträge laufen über Jahre. Wenn der Vorsorgefall eintritt, sollen Wünsche und Vereinbarungen ohne Suchen im Fall stehen.

So prüfen Sie es: Lässt sich ein Vorsorgevertrag später mit dem Sterbefall verbinden? Wie wird der Bestand gepflegt?

10. Angehörigen-Portal und Gedenkseite

Warum es zählt: Angehörige liefern Angaben, Fotos und Freigaben. Je weniger davon über Telefon und E-Mail läuft, desto weniger geht verloren.

So prüfen Sie es: Was sieht die Familie, was darf sie selbst eintragen, und wer gibt öffentliche Inhalte frei?

11. Unterwegs: App und Arbeiten ohne Netz

Warum es zählt: Abholung, Überführung und Trauergespräch finden nicht am Schreibtisch statt — oft im Keller eines Pflegeheims ohne Empfang.

So prüfen Sie es: Gibt es eine App, für welche Geräte, und was funktioniert ohne Netz?

12. Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Standorte

Warum es zählt: Nicht jeder im Haus soll Rechnungen oder Vorsorgeverträge sehen. Und wer mehrere Häuser führt, will getrennt auswerten und gemeinsam arbeiten.

So prüfen Sie es: Welche Rollen gibt es? Ist eine Anmeldung mit zweitem Faktor möglich? Lassen sich Fälle Standorten zuordnen?

Die Vorführung: drei eigene Fälle

Bitten Sie jeden Anbieter, dieselben drei Fälle vor Ihren Augen anzulegen — nicht als vorbereitete Präsentation:

1. Eine Erdbestattung mit bestehendem Vorsorgevertrag: Wie kommen Vertrag und Wünsche in den Fall?
2. Eine Feuerbestattung mit Überführung aus einem anderen Bundesland: Welche Fristen gelten, und woher weiß das Programm das?
3. Eine Bestattung, deren Kosten ein Amt übernimmt: Wer ist Auftraggeber, wer bekommt die Rechnung, und in welchem Format?

Dazu zehn Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können:

1. Was kostet das Programm im Jahr für genau unser Haus?
2. Gibt es eine Einrichtungsgebühr, und was kostet die Datenübernahme?
3. Wie lange ist die Mindestlaufzeit, und wie kündigen wir?
4. Wo liegen unsere Daten, und welche Dienstleister sind beteiligt?
5. Wie bekommen wir alle Daten heraus, wenn wir gehen?
6. Für welche Bundesländer sind Fristen hinterlegt, mit Fundstelle?
7. Welches Format hat die E-Rechnung, und wurde sie geprüft?
8. Was braucht unsere Steuerberatung, und liefert das Programm genau das?
9. Was funktioniert unterwegs und ohne Netz?
10. Wer hilft uns, wenn etwas nicht geht — und wie schnell?

Checkliste zum Ausdrucken

Drucken Sie diese Seite aus und haken Sie während jeder Vorführung ab:

• Jahresbetrag für unser Haus genannt (Zugänge, Standorte, Module)
• Einrichtungsgebühr und Kosten der Datenübernahme geklärt
• Mindestlaufzeit und Kündigung schriftlich
• Speicherort der Daten und Dienstleister genannt
• Vertrag über Auftragsverarbeitung angeboten
• Datenübernahme gezeigt, mit Bericht bei fehlerhaften Zeilen
• Vollständiger Datenexport gezeigt
• Fristen für unser Bundesland mit Fundstelle gezeigt
• E-Rechnung und DATEV-Export gezeigt
• Vorsorgevertrag mit Sterbefall verbunden
• Angehörigen-Portal und Freigaben gezeigt
• App und Arbeiten ohne Netz gezeigt
• Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung gezeigt
• Unsere drei Testfälle angelegt

Häufige Fragen

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 Auftragsverarbeiter, abgerufen am 01.10.2026
• Europäische Kommission: Datenverordnung (Data Act), abgerufen am 01.10.2026
• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, abgerufen am 01.10.2026

Änderungen

• 01.10.2026: Erste Fassung.

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