Von Redaktion Revean (GL BestattungsExperten GmbH) · zuletzt geprüft am 01.10.2026
Bestand aufnehmen: was liegt wo
Bevor Sie etwas exportieren, schreiben Sie auf, wo heute welche Daten liegen — im alten Programm, in Tabellen, auf Papier:
- Sterbefälle: laufende und abgeschlossene, mit Verstorbenen, Auftraggebern und Angehörigen
- Lieferanten und Adressen: Friedhöfe, Krematorien, Floristen, Druckereien
- Preise: Ihr Leistungskatalog mit Steuersätzen
- Vorsorgeverträge
- Dokumente: Verträge, Vollmachten, Urkunden
- Rechnungen und Zahlungen
Entscheiden Sie dabei, was wirklich mit muss. Abgeschlossene Fälle aus vielen Jahren lassen sich übernehmen, sie müssen es aber nicht.
Den Export beim bisherigen Anbieter anfordern
Bitten Sie Ihren bisherigen Anbieter schriftlich um einen Export Ihrer Daten in einem offenen Format, am besten als CSV-Dateien je Tabelle. Für personenbezogene Daten sieht die DSGVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit vor (Art. 20 DSGVO); den Wechsel zwischen Cloud-Diensten will die EU zusätzlich mit dem Data Act erleichtern. Was Ihr Vertrag im Einzelnen vorsieht, steht dort — lesen Sie vor allem Kündigungsfrist und Exportregelung.
Kündigen Sie erst, wenn Sie den Export in Händen halten und geprüft haben, dass er vollständig ist.
Spalten zuordnen und mit zehn Fällen testen
Revean übernimmt Fälle über eine CSV-Vorlage. Die Reihenfolge der Spalten ist egal — es zählt die Kopfzeile. Pflicht ist nur die Spalte „nachname"; alle anderen dürfen leer bleiben. Die Vorlage mit einer ausgefüllten Beispielzeile laden Sie im Arbeitsplatz unter Einstellungen bei „Daten übernehmen" herunter.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| alt_aktenzeichen | Das Aktenzeichen aus dem bisherigen Programm — es bleibt am Fall erhalten |
| nachname | Nachname der verstorbenen Person — die einzige Pflichtspalte |
| vorname | Vorname |
| geburtsname | Geburtsname |
| geburtsdatum | TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT |
| sterbedatum | TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT |
| sterbezeit | Uhrzeit, z. B. 14:30 |
| sterbeort | Ort des Todes |
| konfession | Konfession |
| krankenkasse | Krankenkasse |
| rentenversicherungsnr | Rentenversicherungsnummer |
| bestattungsart | z. B. Erdbestattung oder Feuerbestattung — auch Schreibweisen wie „Kremation" werden erkannt |
| status | laufend oder abgeschlossen — unbekannte Werte meldet der Bericht |
| notizen | Freitext |
| auftraggeber_nachname | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_vorname | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_telefon | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_email | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_strasse | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_plz | Angaben zum Auftraggeber |
| auftraggeber_ort | Angaben zum Auftraggeber |
| angehoeriger_nachname | Angaben zu einem Angehörigen |
| angehoeriger_vorname | Angaben zu einem Angehörigen |
| angehoeriger_telefon | Angaben zu einem Angehörigen |
| angehoeriger_email | Angaben zu einem Angehörigen |
Beginnen Sie mit zehn typischen Fällen: einem laufenden, einem abgeschlossenen, einem mit mehreren Angehörigen, einem mit ungewöhnlicher Bestattungsart. Sehen Sie sich danach den Bericht an.
Lieferanten übernehmen Sie genauso, mit den Spalten name, typ, ansprechpartner, telefon, email, strasse, plz, ort, notiz. Ihre Preise importieren Sie im Katalog, mit den Spalten kategorie, name, einheit, steuersatz, netto, brutto.
Was Revean übernimmt — und was bewusst nicht
| Daten | Übernahme |
|---|---|
| Fälle mit Verstorbenen, Auftraggebern, Angehörigen und Notizen | Ja, per CSV — das alte Aktenzeichen bleibt am Fall |
| Lieferanten und Adressen | Ja, per CSV |
| Preise und Leistungskatalog | Ja, per CSV im Katalog |
| Rechnungen und Zahlungen | Nein — sie bleiben im bisherigen System |
Warum keine Rechnungen? Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg mit Nummernkreis, Steuer und Zahlungsstand. Sie halb zu übernehmen, schafft zwei Wahrheiten; die alten Rechnungen bleiben deshalb dort, wo sie gestellt und gebucht wurden. Neue Rechnungen stellen Sie ab dem Stichtag in Revean.
Die Datenübernahme per CSV-Vorlage ist im Preis enthalten; eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Einzelheiten unter Preise.
Stichtag und kurzer Parallelbetrieb
Legen Sie einen Stichtag fest, am besten am Monatsanfang: Ab dann entstehen neue Fälle nur noch in Revean. Laufende Fälle führen Sie entweder im alten System zu Ende oder übernehmen sie mit dem Status „laufend" — dann legt Revean für sie eine Aufgabenliste an.
Halten Sie den Parallelbetrieb kurz. Zwei Systeme mit denselben Fällen führen zu doppelter Arbeit und zur Frage, welches Recht hat.
Das Altsystem danach
Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe unterliegen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO). Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie lange und in welcher Form Sie die Daten des bisherigen Systems aufbewahren — als Export, als lesbare Kopie oder mit einem Lesezugang beim Anbieter.
Wenn Sie Revean verlassen
Derselbe Maßstab gilt für uns: Der Inhaber Ihres Hauses exportiert jederzeit selbst alle Tabellen als CSV-Dateien — Fälle, Verstorbene, Angehörige, Aufgaben, Termine, Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, Katalog, Lieferanten, Vorsorgeverträge und Verwahrungen —, dazu eine Datei, die den Aufbau erklärt. Der Export holt jede Tabelle vollständig, Seite für Seite.
Häufige Fragen
Kostet die Datenübernahme extra?
Nein. Die Übernahme per CSV-Vorlage ist im Preis enthalten, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
Was passiert mit laufenden Fällen?
Sie können sie im alten System zu Ende führen oder mit dem Status „laufend" übernehmen. Übernommene laufende Fälle bekommen in Revean eine Aufgabenliste; als abgeschlossen übernommene Fälle nicht.
Wie lange dauert der Umstieg?
Das hängt davon ab, wie viele Fälle mitkommen und wie sauber das bisherige System sie herausgibt. Der Testimport mit zehn Fällen zeigt früh, wie viel Nacharbeit nötig ist.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20 Recht auf Datenübertragbarkeit, abgerufen am 01.10.2026
- Europäische Kommission: Datenverordnung (Data Act), abgerufen am 01.10.2026
- Abgabenordnung, § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, abgerufen am 01.10.2026
Änderungen
- 01.10.2026: Erste Fassung.
Etwas ist falsch oder veraltet? Schreiben Sie uns an info@bestattungs-experten.de — wir prüfen es und nennen die Änderung hier.