Was kostet Bestattersoftware? Preismodelle und versteckte Kosten

Erst der Jahresbetrag für Ihr Haus macht Angebote vergleichbar

Ein Monatspreis je Nutzer, ein Betrag je Sterbefall und eine Pauschale je Unternehmen lassen sich nicht nebeneinanderlegen. Vergleichbar wird es erst, wenn Sie jeden Betrag auf dasselbe Haus umrechnen: Fälle im Jahr, Zugänge, Standorte und die Funktionen, ohne die Sie nicht arbeiten können, dazu die einmaligen Posten des ersten Jahres und die Laufzeit.

Halten Sie diese Zahlen fest, bevor Sie Angebote einholen, und geben Sie jedem Anbieter dieselben:

• Sterbefälle je Jahr für die letzten drei Jahre, dazu Vorsorgeverträge und Anfragen getrennt gezählt. Beim Preis je Fall entscheidet diese Zahl über den Betrag.
• Alle Personen, die Zugang brauchen, nicht nur das Büro: Fahrer, Aushilfen, Steuerberatung, Inhaber. Beim Preis je Arbeitsplatz zählt jeder Name.
• Standorte und juristische Personen unter einer Leitung. Bei der Pauschale entscheidet das, ob Sie einmal oder mehrfach zahlen.
• Funktionen, ohne die das Büro nicht arbeitet: Rechnungen mit Storno, DATEV-Export, E-Rechnung, Vorsorge, Portal für Angehörige. Jede davon kann ein Modul mit Aufpreis sein.
• Einmalige Posten des ersten Jahres (Einrichtung, Schulung, Datenübernahme) und die Laufzeit, auf die Sie sich binden.

Mit diesen Zahlen lassen sich die Angebote als Jahresbetrag für das erste und für das dritte Jahr nebeneinanderlegen. Die zwölf Kriterien für die Vorführung selbst stehen im Beitrag Bestattersoftware auswählen.

Preismodell je Arbeitsplatz oder je Nutzer

Beim Preis je Arbeitsplatz zahlen Sie für jede Person oder jeden Rechner mit Zugang. Für ein Haus mit zwei Schreibtischen ist das überschaubar. Die Rechnung ändert sich, sobald mehr Menschen Zugang brauchen als die Büroleitung: der Fahrer am Abholort, die Aushilfe am Wochenende, die Steuerberatung, der zweite Standort mit eigenem Team.

Fragen zu diesem Modell: Zählt ein Zugang je Person oder je gleichzeitig angemeldetem Nutzer? Kostet ein Lesezugang für die Steuerberatung dasselbe wie ein voller Zugang? Läuft der Zugang einer Aushilfe, die drei Monate im Jahr arbeitet, die übrigen neun Monate weiter? Die Antworten entscheiden, ob Mitarbeitende sich einen Zugang teilen, was das Protokoll entwertet, oder ob jede Person unter eigenem Namen arbeitet.

Preismodell je Sterbefall

Beim Preis je Sterbefall schwankt der Betrag mit dem Geschäft: In einem starken Winter zahlen Sie mehr, in einem ruhigen Sommer weniger. Den Jahresbetrag kennen Sie erst am Jahresende. Außerdem ist nicht jeder Vorgang ein Sterbefall: Vorsorgeverträge, die erst Jahre später zum Fall werden, Anfragen, die kein Auftrag werden, stornierte Aufträge und Fälle, die an ein anderes Haus übergehen.

Klären Sie deshalb, wann ein Fall zählt: beim Anlegen der Akte, bei der ersten Rechnung oder beim Abschluss. Zählt ein Vorsorgevertrag als Fall, und beim Übergang in den Sterbefall ein zweites Mal? Wird ein Storno gutgeschrieben? Gibt es eine Grundgebühr in Monaten ohne Fall? Rechnen Sie das Modell mit dem schwächsten und dem stärksten Jahr der letzten drei um, damit Sie die Spanne kennen.

Preismodell je Haus: die Pauschale

Bei der Pauschale zahlt das Unternehmen einen festen Betrag im Monat, unabhängig von Fällen und Zugängen. Der Jahresbetrag steht am ersten Tag fest, jede weitere Person im Team kostet nichts extra. Zu klären bleibt, was „ein Haus" meint. Bei zwei oder drei Standorten, einer zweiten Firma für den Trauerdruck oder einem übernommenen Betrieb mit eigenem Namen können Anbieter je Standort oder je juristischer Person rechnen.

Fragen Sie schriftlich: Gilt die Pauschale für alle Standorte, auch für später hinzukommende, und für mehrere juristische Personen unter einer Leitung? Teilen sich die Standorte Katalog, Vorlagen und Nummernkreise, oder wird jeder Standort als eigenes System bezahlt? Enthält die Pauschale alle Funktionen, oder sind Rechnungen, DATEV-Export und E-Rechnung Module? Eine Pauschale mit vier Modulen ist ein Grundpreis mit Aufschlägen.

Was im Preis stecken muss

Unabhängig vom Modell gehören diese Leistungen zum laufenden Betrieb und sollten im Monatsbeitrag enthalten sein. Fehlt eine davon im Angebot, fragen Sie, ob sie extra kostet oder ob es sie nicht gibt.

• Updates und Pflege: Im Browser spielt der Anbieter Änderungen ein; bei installierter Software fragen Sie, ob Updates im Wartungsvertrag enthalten sind.
• Datensicherung: Wer sichert wie oft, und wie lange dauert eine Wiederherstellung?
• Support: Auf welchem Weg, zu welchen Zeiten, im Preis oder je Anfrage?
• Datenübernahme beim Einstieg: Fälle, Lieferanten, Preise. In welchem Format, zu welchem Preis?
• Datenexport beim Ausstieg: vollständig, in einem offenen Format wie CSV, durch Sie selbst und ohne Gebühr. Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag; nach Vertragsende muss er sie nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO). In welchem Format und zu welchem Preis, steht in Ihrem Vertrag. Den Wechsel zwischen Datendiensten will die EU mit dem Data Act erleichtern.
• Rechnungen mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG, Storno als Korrekturbeleg und ein Export für Ihre Steuerberatung.
• E-Rechnung: Ob und ab wann Sie strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen müssen, hängt vom Empfänger und vom Zeitpunkt ab; verbindlich sind die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums. Trifft die Pflicht Ihr Haus, verteuert ein Aufpreis für die E-Rechnung einen Pflichtbestandteil.
• Zweiter Faktor für die Anmeldung und Trennung Ihrer Daten von denen anderer Häuser: Sicherheit ist kein Modul.

Der Export beim Ausstieg hat auch einen steuerlichen Grund: Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO). Wer nach der Kündigung nicht mehr an seine Belege kommt oder dafür zahlen muss, trägt diese Kosten zusätzlich. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; was Ihr Haus bei Rechnungen, Aufbewahrung und E-Rechnung im Einzelnen beachten muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Kosten, die oft dazukommen: Prüfliste für das Angebot

Der Monatspreis steht groß im Angebot; die folgenden Posten stehen klein oder gar nicht. Lassen Sie sich jede Antwort schriftlich geben.

• Einrichtungsgebühr: Gibt es eine, und was umfasst sie?
• Schulung: Ist eine Einführung enthalten? Was kosten weitere Termine?
• Module: Welche Funktionen kosten extra? Besonders Rechnungen, E-Rechnung, DATEV-Export, Vorsorge, Kundenportal, Mehrstandort-Betrieb.
• Zusätzliche Zugänge und Standorte: Was kostet die sechste Person, der zweite Standort, die zweite juristische Person?
• Datenübernahme und Datenexport: Kostet der Import beim Einstieg oder der Export beim Ausstieg etwas?
• Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung: Wann müssen Sie kündigen?
• Preisanpassung: Darf der Anbieter den Preis während der Laufzeit ändern, mit welcher Ankündigung?
• Jahreszahlung: Rabatt bei Vorauszahlung, und was geschieht mit dem Betrag bei vorzeitigem Ende?
• Leistungen Dritter: Porto, Druck, Zeitungsanzeigen. Was läuft über den Anbieter, was über Ihr eigenes Konto?

Rechnen Sie das erste und das dritte Jahr getrennt. Im ersten Jahr schlagen Einrichtung, Schulung und Datenübernahme zu Buche; danach zählen nur noch Beitrag und Zusatzposten. Ein Angebot mit hoher Einrichtungsgebühr und niedrigem Beitrag kann über fünf Jahre weniger kosten als eines ohne Einrichtung mit hohem Beitrag; umgekehrt ebenso.

So ist es bei Revean

Nicht im Preis stecken drei Dinge: Porto und Druck, wenn Revean Briefe für Sie versendet, denn sie laufen über das eigene LetterXpress-Konto Ihres Hauses; Leistungen Dritter wie Druckerei oder Zeitungsanzeige; und Ihre Hardware, denn Revean läuft im Browser auf den Rechnern und Tablets, die Sie schon haben. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht; Sie sehen das Programm in einer unverbindlichen Vorführung.

Mehr dazu unter Mehrere Standorte, Rechnungen & Zahlungen und Sicherheit. Alle Angaben zum Preis stehen unter Preise, eine Vorführung vereinbaren Sie über Kontakt.

Rechenbeispiel: ein Haus mit zwei Standorten und fünf Zugängen

Angenommen, Ihr Haus hat zwei Standorte, fünf Menschen brauchen Zugang, und Sie betreuen F Sterbefälle im Jahr. Setzen Sie die Zahlen aus den Angeboten in die Formeln ein; die Buchstaben sind Platzhalter.

Ab dem zweiten Jahr fallen Einrichtung und Schulung weg; rechnen Sie dann dieselben Formeln ohne diese Posten. Der Ersparnis-Rechner stellt den Jahresbetrag von Revean der Verwaltungszeit Ihres Hauses gegenüber; er rechnet mit Annahmen, die dort offen genannt sind. Wie der Umstieg abläuft, steht in Bestattersoftware wechseln und Bestattersoftware einführen.

Häufige Fragen