Sterbefallanzeige beim Standesamt: Frist, Unterlagen und Ablauf

Wer anzeigt und bei welchem Standesamt

Zuständig ist das Standesamt, in dessen Zuständigkeitsbereich die Person gestorben ist, nicht das des Wohnorts (§ 28 PStG), also bei einem Tod im Krankenhaus der Nachbarstadt das Amt dort. Für Sonderfälle gilt § 37 PStV: Bei einem Tod im Zug, Bus, Auto, Binnenschiff oder Flugzeug beurkundet das Amt des Bezirks, in dem die Person aus dem Fahrzeug herausgenommen wird; bei einem Tod in einem Gewässer das Amt des Ortes, an dem sie an Land gebracht wird; ist der Sterbeort nicht feststellbar, das Amt des Fundorts. Stirbt ein Deutscher im Ausland, beurkundet das dortige Amt; die deutsche Nachbeurkundung läuft auf Antrag beim Standesamt des letzten Wohnsitzes und hat keine Drei-Werktage-Frist (§ 36 PStG).

Wer anzeigen muss, regelt § 29 PStG in einer Reihenfolge: zuerst jede Person, die mit der verstorbenen Person in häuslicher Gemeinschaft gelebt hat, dann die Person, in deren Wohnung sich der Sterbefall ereignet hat, zuletzt jede andere Person, die beim Tod zugegen war oder aus eigenem Wissen davon unterrichtet ist. Die nächste Gruppe ist erst verpflichtet, wenn aus der davor niemand vorhanden oder jeder an der Anzeige gehindert ist. Diese Personen zeigen mündlich oder schriftlich an (§ 28 Nr. 1 PStG).

In Krankenhäusern, Alten- und Pflegeheimen und sonstigen Einrichtungen ist der Träger der Einrichtung zur Anzeige verpflichtet (§ 30 Abs. 1 PStG mit § 20 PStG), und zwar schriftlich (§ 28 Nr. 2 PStG). Klären Sie dort früh, ob die Einrichtung selbst anzeigt oder Ihnen die Anzeige mitgibt. Zwei weitere Wege stehen in § 30: Gibt es keine anzeigepflichtige Person oder ist ihr Aufenthalt unbekannt, zeigt die Gemeindebehörde des Sterbeorts an (Abs. 2). Ermittelt eine Behörde über den Tod, wird der Sterbefall auf deren schriftliche Anzeige eingetragen (Abs. 3); in einem Fall mit Staatsanwaltschaft läuft die Beurkundung also nicht über die Familie.

Das Gesetz nennt das Bestattungshaus nicht. In der Praxis übernimmt es die Anzeige im Auftrag der Angehörigen; die Pflicht bleibt bei ihnen, und das Amt kann einen Nachweis des Auftrags verlangen. Wie Ihr Standesamt das handhabt, klären Sie einmal und halten es fest.

Die Frist: der dritte auf den Tod folgende Werktag

Der Todestag selbst zählt nicht mit, und Werktag ist nicht Arbeitstag. Das Personenstandsgesetz definiert den Werktag nicht; die gängige Legaldefinition steht im Bundesurlaubsgesetz: „Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind" (§ 3 Abs. 2 BUrlG). Der Samstag gehört dazu. Wer in Arbeitstagen von Montag bis Freitag rechnet, kann einen Tag zu spät kommen.

Fällt der dritte Werktag wie im zweiten Beispiel auf einen Samstag, an dem das Amt geschlossen hat, klären Sie, ob ein schriftlicher Eingang genügt, oder zeigen Sie am Öffnungstag davor an. Gesetzliche Feiertage sind Landesrecht; ob ein Tag zählt, hängt vom Bundesland des Sterbeorts ab, denn dort sitzt das zuständige Amt.

Wer nach § 29 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 oder 2 PStG anzeigepflichtig ist (häusliche Gemeinschaft, Wohnungsinhaber) oder als Träger einer Einrichtung, und die Anzeige nicht oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu eintausend Euro (§ 70 Abs. 2 Nr. 4 und 5, Abs. 3 PStG). Die dritte Gruppe des § 29, wer nur beim Tod zugegen war, steht nicht im Bußgeldkatalog.

Bestattungsfrist ist nicht Anzeigefrist

Die Anzeigefrist steht im Bundesrecht und ist überall gleich. Die Bestattungsfrist steht im Bestattungsgesetz des Landes, und jedes Land zählt anders: In Bayern und Sachsen bleiben Samstage, Sonn- und Feiertage bei der Höchstfrist außen vor, andere Länder zählen Kalendertage oder verweisen auf örtliche Regeln. Zwei Fristen, die am Fall ähnlich aussehen, können sich deshalb um einen Tag unterscheiden. Rechnen Sie beide getrennt; alle sechzehn Länder mit Fundstelle stehen in der Übersicht der Bestattungsfristen, die zweite Leichenschau vor einer Feuerbestattung unter Zweite Leichenschau.

Unterlagen je Familienstand

Welche Urkunden das Standesamt verlangen soll, steht in § 38 PStV: die Ehe- oder Lebenspartnerschaftsurkunde der letzten Ehe mit einem Nachweis über ihre Auflösung, die Geburtsurkunde, einen Nachweis über den letzten Wohnsitz und die ärztliche Bescheinigung über den Tod. Auf die Geburtsurkunde kann das Amt verzichten, wenn die Geburtsdaten in der Eheurkunde stehen, und es darf weitere Urkunden fordern, wenn es sie zum Nachweis einer Angabe braucht. Das ist der rechtliche Grund, warum die Listen der Ämter voneinander abweichen. Praktisch wichtig: Bei Verheirateten und Verwitweten verlangt das Amt die Eheurkunde; die Geburtsurkunde allein genügt nicht.

In jedem Fall mitzubringen: Todesbescheinigung (vom Arzt) und Personalausweis oder Reisepass; der Ausweis dient als Nachweis des letzten Wohnsitzes und gilt dafür in der Praxis auch abgelaufen. Dazu kommt je Familienstand:

Diese Zusammenstellung folgt der üblichen Praxis der Standesämter auf Grundlage des PStG; eine bundesweit einheitliche Liste gibt es nicht, und einzelne Ämter verlangen zusätzlich das Familienstammbuch. Bei Geschiedenen akzeptieren die Ämter ein Scheidungsurteil nur mit Rechtskraftvermerk; ihn nachträglich beim Gericht zu beschaffen, kostet Zeit, die in der Frist fehlt. Bei fremdsprachigen Urkunden soll das Amt eine Übersetzung verlangen (§ 2 PStV). Prüfen Sie beides im Trauergespräch.

Was im Vordruck steht und niemand auswendig weiß

In das Sterberegister kommen Name, Ort und Tag der Geburt, letzter Wohnsitz, Familienstand, Angaben zum Ehegatten oder Lebenspartner sowie Ort, Tag, Stunde und Minute des Todes; der Eintrag verweist auf die Beurkundung der Geburt und der Eheschließung (§ 31 PStG). Die Vordrucke der Standesämter fragen deshalb nach Standesamt und Eintragungsnummer der Geburt und nach Tag, Ort und Standesamt der Eheschließung. Das steht auf Urkunden im Ordner zu Hause, nicht im Gedächtnis der Angehörigen. Die Todeszeit bis zur Minute muss aus der ärztlichen Todesbescheinigung hervorgehen; prüfen Sie, dass sie dort eingetragen ist.

Die Familie steuert 15 Angaben bei: Geburtsort, Standesamt der Geburt, Geburtseintrag-Nr., Staatsangehörigkeit, Letzte Anschrift, Familienstand, Ehepartner(in), Tag der Eheschließung, Ort der Eheschließung, Standesamt der Ehe, Eheeintrag-Nr., Testament, Testament — Verwahrung, Testament — wo genau, Kinder. Sterbedatum, Sterbeort und die Personalien aus dem Ausweis kennt das Haus schon aus der Fallakte.

• Standesamt und Eintragungsnummer der Geburt von der Geburtsurkunde abschreiben
• Bei Ehe oder Lebenspartnerschaft: Tag, Ort, Standesamt und Nummer von der Eheurkunde
• Bei Scheidung: Gericht, Aktenzeichen und Tag der Rechtskraft vom Urteil
• Testament: ja oder nein, und wo es verwahrt wird

Testament: zwei Fälle, zwei entgegengesetzte Pflichten

Liegt das Testament in amtlicher Verwahrung oder wurde es notariell beurkundet, müssen die Angehörigen nichts veranlassen: Das Standesamt teilt den Sterbefall der Registerbehörde des Zentralen Testamentsregisters mit, und diese benachrichtigt das Nachlassgericht und die verwahrende Stelle (§ 78e BNotO).

Liegt ein Testament privat zu Hause, im Schließfach oder bei einer Vertrauensperson, gibt es keinen Automatismus: Wer es besitzt, muss es unverzüglich nach Kenntnis vom Tod an das Nachlassgericht abliefern (§ 2259 Abs. 1 BGB). Das Bestattungshaus kann darauf hinweisen; erfüllen müssen es die Angehörigen. Deshalb lohnt es, neben „Testament ja oder nein" auch die Verwahrung zu erfassen. Wer erbt, klären Nachlassgericht, Notar oder Rechtsanwalt.

Sterbeurkunden: wie viele und wofür

Nach der Beurkundung stellt das Standesamt Sterbeurkunden aus (§ 55 PStG); was darin steht, regelt § 60 PStG. Wie viele Exemplare ein Fall braucht, hängt an den Verträgen: Ein Original braucht jede Stelle, die Geld auszahlt oder die Identität prüft; für die Beendigung eines Vertrags reicht meist eine Kopie. Bestellen Sie die Originale bei der Anzeige, dann entfällt der zweite Gang. Die Gebühr regelt das Landesrecht; sagen Sie der Familie kein „kostenlos" zu.

Wer die Verträge schon im Trauergespräch aufnimmt, leitet die Zahl daraus ab, statt zu schätzen; wie es danach weitergeht, steht unter Abmeldungen nach dem Todesfall.

Typische Verzögerungen und wie das Haus vorbaut

Ob eine Anzeige am Schalter durchgeht, entscheidet sich an den Unterlagen, nicht am Amt. Prüfen Sie diese Punkte im Trauergespräch, solange die Familie in den Ordner schauen kann:

• Todesbescheinigung: das Original des Arztes mit eingetragener Todeszeit, nicht die Durchschrift für die Angehörigen
• Familienstand geklärt, denn er entscheidet über die Urkunde
• Verwitwet: Eheurkunde mit Auflösungsvermerk oder die Sterbeurkunde des vorverstorbenen Ehepartners; geschieden: Urteil mit Rechtskraftvermerk
• Urkunden aus dem Ausland: Übersetzung einplanen, Standesamt vorab anrufen
• Stichtag am Tag der Aufnahme ausrechnen, das Amt bei knapper Frist vorab informieren
• Wurde der Tod von Polizei oder Staatsanwaltschaft untersucht: Die Behörde zeigt an (§ 30 Abs. 3 PStG); Freigabe und Beurkundung mit ihr abstimmen

Standesämter arbeiten nach demselben Gesetz, aber nicht mit demselben Vordruck. Halten Sie fest, was Ihr Amt erwartet, und legen Sie die Schritte nach der Anzeige in die Aufgabenliste des Falls. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung; bei Zweifeln fragen Sie das zuständige Standesamt.

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