Abmeldungen nach einem Todesfall: wen das Bestattungshaus informiert und in welcher Reihenfolge

Wer nach einem Todesfall informiert werden muss

Am Anfang steht die Anzeige beim Standesamt, spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag (§ 28 PStG); wer dazu verpflichtet ist, regelt § 29 PStG. Ohne die Sterbeurkunde aus dieser Anzeige kommt keine weitere Stelle voran — Einzelheiten unter Sterbefallanzeige. Danach verteilt sich die Arbeit auf drei Gruppen:

• Stellen, die Geld auszahlen oder einstellen: gesetzliche Rentenversicherung, Lebens-, Sterbegeld- und Unfallversicherung, Kranken- und Pflegekasse, Banken und Depots.
• Laufende Verträge, die gekündigt oder umgemeldet werden: Wohnung, Strom, Gas, Wasser, Telefon, Internet, Mobilfunk, Fahrzeug und Kfz-Versicherung, Zeitungen, Streaming-Dienste.
• Mitgliedschaften und Konten: Vereine, Parteien, Gewerkschaft, Online-Konten und digitaler Nachlass.

Bei der ersten Gruppe heißt es nicht „kündigen", sondern „melden" oder „Leistung anfordern". Die Rente wird bis zum Ende des Kalendermonats geleistet, in dem der Berechtigte gestorben ist (§ 102 Abs. 5 SGB VI). Beträge, die für die Zeit danach auf das Konto überwiesen werden, gelten als unter Vorbehalt erbracht; das Geldinstitut hat sie zurückzuüberweisen, und wer sie entgegennimmt oder darüber verfügt, ist dem Rentenversicherungsträger zur Erstattung verpflichtet (§ 118 Abs. 3 und 4 SGB VI). Eine frühe Meldung erspart der Familie also eine Rückforderung. Die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung endet mit dem Tod (§ 190 Abs. 1 SGB V). Das Anbieterverzeichnis in Revean ordnet Vertragspartner in 12 Kategorien, von „Versicherungen" bis „Digitaler Nachlass", und hält je Kategorie fest, ob gekündigt, gemeldet oder eine Behörde informiert wird.

Die Reihenfolge: zuerst, was bei Versäumnis Geld kostet

Alphabetisch oder nach Kategorie zu arbeiten ist bequem; die Reihenfolge, die zählt, ergibt sich aus der Frage, was unwiederbringlich verloren geht. Die folgenden Fristen sind die Regeln, nach denen Revean Vorgänge sortiert; sie stammen aus Vertragsbedingungen und Praxis der Anbieter, nicht aus einem Gesetz, und sind je Vorgang überschreibbar. Verbindlich ist der jeweilige Vertrag.

Die erste Zeile ist der Grund, warum ein Abmeldeservice nicht nur Briefe erzeugen darf. Unfallversicherungsbedingungen verlangen häufig, dass ein Unfalltod binnen 48 Stunden angezeigt wird. Ein Brief ist in dieser Zeit nicht beim Versicherer; die telefonische Meldung wahrt die Frist, Sterbeurkunde und Unfallbericht werden nachgereicht. Das Bestattungshaus erfährt in der Regel vor allen anderen Stellen vom Unfalltod und kann die Familie auf den Anruf hinweisen. Ob eine solche Frist gilt und was bei Versäumnis folgt, steht in den Bedingungen des konkreten Vertrags.

Ein Sonderkündigungsrecht wegen Todesfalls steht nicht allgemein für alle Verträge im Gesetz. Geregelt ist es für die Wohnung (§ 564 BGB); im Übrigen gehen Verträge mit dem Tod auf die Erben über (§ 1922 BGB), und ob eine Kündigung zum Todestag oder Monatsende angenommen wird, richtet sich nach den Bedingungen des Anbieters. Viele Anbieter tun das bei Vorlage der Sterbeurkunde; ein Schreiben ohne ausdrücklichen Bezug auf den Todesfall wird dagegen wie eine gewöhnliche Kündigung behandelt, mit der ordentlichen Frist, also womöglich Monate später. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Kündigen, ummelden oder Leistung anfordern

Nicht jeder Vertrag soll enden. Wer blind kündigt, schafft der Familie ein neues Problem. Drei Fälle kommen regelmäßig vor:

• Wohnung: Ehegatte oder Lebenspartner aus dem gemeinsamen Haushalt treten in den Mietvertrag ein; sonst Kinder, andere Familienangehörige und Personen, die mit dem Mieter einen auf Dauer angelegten gemeinsamen Haushalt führten (§ 563 BGB). Tritt niemand ein, wird der Vertrag mit den Erben fortgesetzt; Erbe und Vermieter können innerhalb eines Monats nach Kenntnis außerordentlich mit der gesetzlichen Frist kündigen (§ 564 BGB). Ob gekündigt oder umgemeldet wird, entscheidet die Familie.
• Strom, Gas, Wasser: Die Versorgung läuft bis zur Haushaltsauflösung weiter. Wer sie zum Todestag kündigt, steht beim Ausräumen im Dunkeln. Ummelden auf die Person, die die Wohnung übernimmt, oder kündigen zum Übergabetermin.
• Sterbegeld- und Lebensversicherung: Sie werden nicht gekündigt, sie werden fällig. Ein Kündigungsschreiben an eine Sterbegeldversicherung ist im besten Fall überflüssig, im schlechtesten der Grund, warum die Leistung nicht ausgezahlt wird. Das richtige Schreiben fordert die Leistung an, mit Sterbeurkunde und Versicherungsnummer. Ist der Anspruch an das Bestattungshaus abgetreten, gehört das ins Schreiben; eine behauptete Abtretung, die nicht vorliegt, hält die Auszahlung auf.

Revean kennt deshalb fünf Arten von Schreiben: kündigen, Sterbefall melden, Behörde informieren, ummelden und Leistung anfordern. Die Voreinstellung kommt aus der Kategorie des Anbieters im Verzeichnis und lässt sich je Vorgang ändern. Die Betreffzeile trägt Art des Schreibens, Kunden- und Vertragsnummer und den Namen des Verstorbenen, damit der Sachbearbeiter den Vorgang ohne Rückfrage zuordnen kann.

Die Vollmacht: wer unterschreibt und wo die Grenze liegt

Das Bestattungshaus ist nicht Vertragspartner des Verstorbenen. Es bereitet Schreiben vor, adressiert und versendet sie, kündigt aber nicht aus eigenem Recht. Unterschreiben muss, wer in die Rechte eingetreten ist — in der Regel ein Erbe — oder eine bevollmächtigte Person. Eine Vollmacht ist formfrei (§ 167 BGB); Anbieter verlangen sie in der Praxis schriftlich und mit Sterbeurkunde. Deshalb gehört zum Bestattungsauftrag eine Vollmacht, die benennt, was das Haus im Namen der Angehörigen erledigt.

Die Vollmacht-Vorlage, die Revean mitliefert, deckt die Vertretung gegenüber Behörden, Standesamt, Friedhofsverwaltung, Krematorium sowie Versicherungs- und Rententrägern ab, einschließlich Abgabe von Erklärungen und Entgegennahme von Unterlagen. Kündigungen gegenüber privaten Vertragspartnern — Versorger, Telefon, Vereine, Abos — nennt sie nicht. Wer den Abmeldeservice anbietet, ergänzt die Vorlage im Vorlagen-Editor um diesen Punkt; die Formulierung bestimmen Sie oder Ihr Anwalt. Eine Vollmacht, die den Vertragspartner nicht erfasst, führt zur Rückfrage, nicht zur Kündigung.

Drei Grenzen gelten. Wer Erbe ist und was mit Konten und Nachlass geschieht, ist Sache der Erben, des Nachlassgerichts und ihrer rechtlichen Berater; das Haus informiert die Bank über den Todesfall, es verfügt nicht über das Konto. Ob und in welchem Umfang ein Abmeldeservice als Nebenleistung zum Berufsbild zulässig ist, richtet sich nach § 5 RDG — klären Sie den Umfang Ihres Angebots mit Verband oder Rechtsberatung. Und das Haus garantiert weder den Zugang eines Schreibens noch eine Rechtsfolge; es dokumentiert, was wann an wen ging.

Die Unterschrift kann am Bildschirm erfolgen, per Finger oder Stift, auch auf dem Telefon der Familie per QR-Code. Das ist eine einfache elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung: wirksam, aber der freien Beweiswürdigung unterworfen; für die höchste Beweiskraft bräuchte es eine qualifizierte Signatur. Ob ein Anbieter eine so unterschriebene Vollmacht annimmt, entscheidet der Anbieter. Mehr unter Digitale Unterschrift.

Unterlagen: wie viele Sterbeurkunden und welche Nummern

Wie viele Exemplare am Standesamt — das hängt nicht davon ab, was „die meisten Familien" brauchen, sondern von den Verträgen dieses Falls. Eine Stelle, die Identität prüft und Geld auszahlt, will ein Original; eine Stelle, die nur einen Vertrag beendet, gibt sich mit einer Kopie zufrieden.

Bestellt wird bei der Sterbefallanzeige; wer zu wenige holt, geht ein zweites Mal hin. Die Gebühr regelt das Landesrecht, und ob Exemplare für Rentenversicherung und Krankenkasse gebührenfrei sind, ist von Standesamt zu Standesamt verschieden — „kostenlos" sollte das Haus nicht zusagen. Revean leitet die Zahl der Originale aus den erfassten Verträgen ab; weil die Kategorie „Versicherungen" Lebens- und Hausratversicherung nicht unterscheidet, rundet es dort auf ein Original auf und zeigt an, welcher Vertrag welche Zeile erzeugt hat. Eine Urkunde zu viel kostet eine Gebühr, eine zu wenig einen zweiten Gang. Jedes Schreiben braucht außerdem die Kunden- oder Versicherungsnummer; ohne sie kommt die Rückfrage.

• Sterbeurkunden: Zahl der Originale aus den Verträgen des Falls, nicht aus einer Faustregel
• Rentenversicherungsnummer und Krankenversichertennummer
• Versicherungsscheine mit Nummern, besonders Leben, Sterbegeld, Unfall
• Kundennummern von Versorgern, Telefon, Zeitung, Streaming, Vereinen
• Mietvertrag und Kontakt zum Vermieter
• Unterschriebene Vollmacht der Angehörigen für das Bestattungshaus

Im Trauergespräch bleibt diese Liste lückenhaft; zu Hause, beim Blick in den Ordner, weiß die Familie, welche Verträge es gab. Im Angehörigen-Portal trägt sie Verträge selbst ein, ohne Pflicht zur Vollständigkeit; das Haus sieht, welche Einträge von ihr stammen, und die interne Notiz des Hauses zu einem Vorgang bleibt der Familie verborgen. Mehr unter Kundenportal für Angehörige.

So arbeitet ein Abmeldeservice mit Anbieterliste

Ein Abmeldeservice besteht aus vier Teilen: einem Verzeichnis der Anbieter mit Postanschrift, einem Schreiben je Vorgang, einem Versandweg und einem Status. Das Verzeichnis in Revean umfasst 544 Anbieter; die Suche läuft quer über alle Kategorien, und ein Anbieter, der fehlt, wird frei eingetippt. Anschriften veralten, deshalb ist jede im Vorgang überschreibbar, damit eine Kündigung nicht an einer alten Adresse ins Leere läuft.

Das Schreiben nennt den Verstorbenen mit Geburts- und Sterbedatum und letzter Anschrift, bezieht sich auf den Todesfall und das Sonderkündigungsrecht, nennt die Kundennummer und verweist auf die Sterbeurkunde. Liegt die Urkunde noch nicht vor, darf das Schreiben nicht behaupten, sie liege bei; Revean schreibt dann, dass sie nachgereicht wird. Wurde zuvor telefonisch gemeldet, sagt das Schreiben das mit Datum, damit der Sachbearbeiter beide Vorgänge zusammenführt. Die Unterschriftszeile gehört dem Erben oder Bevollmächtigten, nicht dem Haus.

Ein Sammel-PDF legt alle Schreiben eines Falls hintereinander, jedes auf einer neuen Seite, damit der Stapel in Umschläge sortiert werden kann. Fehlt einem Vertrag eine Angabe, wird er ausgelassen; Revean zeigt im Reiter an, welche Schreiben fehlen und warum, und setzt nur die enthaltenen auf „Schreiben erzeugt". Das Haus druckt den Stapel für die Unterschrift der Familie oder verschickt die Briefe über ein eigenes Konto bei einem Druck- und Versanddienstleister; Porto und Druck sind nicht Teil des Softwarepreises.

Nachhalten gehört dazu: Eine Bestätigung des Anbieters setzt der Mitarbeiter auf „bestätigt"; bleibt sie aus, bleibt der Vorgang auf „versendet" sichtbar, bis jemand nachfragt. Bestätigungen gehören als Dokument an die Akte — siehe Dokumente & Vorlagen.

Abrechnung des Services

Ob der Abmeldeservice eine eigene Leistung ist oder in der Grundleistung steckt, entscheidet jedes Haus: als Katalogposition mit Preis je Schreiben, als Pauschale oder als Teil der Beratung ohne eigene Zeile. Entscheidend ist, dass die Familie es vor dem Auftrag weiß und die Rechnung es genauso zeigt.

In Revean rechnet das Haus je erzeugtem Schreiben ab: Gezählt werden Vorgänge, deren Schreiben steht, versendet oder bestätigt ist; offene Vorhaben und entfallene Vorgänge zählen nicht. Auf der Rechnung erscheint eine Zeile „Abmeldeservice (Kündigungsschreiben)" mit der Menge statt zwanzig Einzelzeilen. Den Preis je Schreiben legt das Haus in seinen Einstellungen fest; kommen nach dem Rechnungsentwurf Verträge dazu, wird die Menge nachgezogen, ohne Dublette. Eine gestellte Rechnung bleibt unverändert. Zum Softwarepreis siehe Preise.

Häufige Fragen