Das Angehörigen-Portal: was Familien online erledigen und was das Bestattungshaus spart

Was Familien im Portal erledigen

Das Portal ist kein zweiter Arbeitsplatz für die Familie, sondern eine kurze Liste von Dingen, die sie zu Hause besser erledigt als am Besprechungstisch. Angehörige sehen den Stand ihres Falls, die gemeinsamen nächsten Schritte und die Termine von Trauerfeier und Beisetzung, und sie liefern, was das Haus von ihnen braucht:

Der Grundsatz: Die Familie weiß Dinge, die das Haus nicht wissen kann, und das Haus weiß Dinge, die die Familie nicht wissen muss. Interne Notizen, Einkaufspreise und die Akten anderer Fälle gehören nicht ins Portal.

Was das dem Haus erspart

Ob sich ein Portal lohnt, zeigt sich nicht an einer Minutenzahl, sondern an Arbeitsschritten, die entfallen. Gehen Sie Ihre letzten zehn Fälle durch und zählen Sie, wie oft diese vorkamen:

• Der zweite Termin, nur weil beim ersten die Urkunden fehlten. Die Familie ergänzt die Angaben zu Hause, das Haus prüft nur noch auf Lücken.
• Der Anruf „Haben Sie das Angebot bekommen, passt es so?". Die Freigabe kommt mit Zeitstempel, der zuständige Mitarbeiter wird benachrichtigt.
• Das Abtippen der Adressliste für die Trauerpost. Die hochgeladene Liste wird beim Einlesen auf Trennzeichen, Zeichensatz und Postleitzahlen geprüft; Fehler fallen auf, bevor die Post zurückkommt.
• Das Nachfassen beim Korrekturabzug. Die Familie gibt die Fassung frei, die sie gesehen hat; nach einer Änderung beginnt die Freigabe neu.
• Der Versand von Unterlagen per Post oder als Anhang. Freigegebene Dokumente liegen im Portal zum Herunterladen.

Was das Portal nicht ersetzt, ist das Trauergespräch. Es nimmt ihm die Formulararbeit ab, damit dort über die Feier gesprochen wird und nicht über Eintragsnummern. Welche Angaben das Standesamt braucht, steht im Ratgeber Sterbefallanzeige.

Datenschutz im Portal: worauf es ankommt

Mit einem Portal öffnen Sie einen Teil der Fallakte für Menschen außerhalb des Hauses. Das ist gewollt und verlangt Sorgfalt an vier Stellen. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; verbindlich sind die Gesetzestexte und im Zweifel Ihr Datenschutzbeauftragter.

• Zugang je Fall, nicht je Haus. Ein Angehöriger sieht genau den Fall, zu dem er gehört, und keinen anderen desselben Hauses. Das muss die Datenbank durchsetzen, nicht nur die Oberfläche.
• Einladung an eine benannte Person. Der Zugang geht an eine E-Mail-Adresse, die am Kontakt in der Akte steht; die eingeladene Person vergibt ein eigenes Passwort. Wer eingeladen wird, entscheidet das Haus.
• Widerruf und Ende. Das Haus muss den Zugang jederzeit sperren können, etwa bei Streit in der Familie, und der Zugang soll nicht unbegrenzt bestehen. Wer Jahre später noch über das Postfach des Eingeladenen verfügt, soll die Akte nicht mehr sehen.
• Information der Betroffenen. Angehörige, die Daten eingeben, sind Betroffene im Sinne der DSGVO. Die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllt Ihr Haus mit seiner Datenschutzerklärung; mit dem Anbieter der Software brauchen Sie einen Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Angehörige haben außerdem die Betroffenenrechte, etwa auf Auskunft nach Art. 15; eine Übersicht gibt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz.

Die Daten der verstorbenen Person fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 27), die der Angehörigen vollständig. Was das für die Akte bedeutet, ordnet der Ratgeber Datenschutz im Bestattungsunternehmen.

Grenzen: was ein Portal nicht tut

Ein Portal ist für Familien gedacht, die eine E-Mail-Adresse haben und mit einem Browser umgehen. Für alle anderen bleibt der Weg über Telefon, Post und Besuch, und das Haus trägt die Angaben selbst ein. Bei Revean gelten diese Grenzen:

• Einladung nur per E-Mail. Am Kontakt muss eine E-Mail-Adresse stehen, sonst gibt es keine Einladung. Einen Portalzugang per SMS oder Brief gibt es nicht. Davon zu unterscheiden ist die Unterschrift per QR-Code oder Link auf dem Telefon der Familie: Sie braucht kein Konto und öffnet keine Akte, sondern zeigt nur Hausname, Dokument, Angebotsnummer und Summe.
• Zugang zwölf Monate ab der Einladung. Danach kommt die Familie nicht mehr hinein. Das Haus kann die Frist von Hand verlängern; schaltet es einen gesperrten Zugang wieder ein, beginnen die zwölf Monate neu.
• Keine Zahlung im Portal. Angehörige sehen den Stand ihrer Rechnungen; ein Bezahlknopf ist derzeit ausgeschaltet.
• Kein zweiter Faktor für Angehörige. Interne Rollen melden sich mit zweitem Faktor an; einer trauernden Familie wird keine Authentifizierungs-App abverlangt. Angehörige melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an, und wer das Postfach kontrolliert, kann das Passwort zurücksetzen. Der Zugang ist deshalb so sicher wie dieses Postfach, und genau darum hat er ein Ende.
• Keine Einsicht in interne Notizen, Einkaufspreise oder andere Fälle. Dokumente sieht die Familie erst, wenn das Haus sie einzeln freigibt; nur ihre eigenen Uploads sieht sie immer.
• Kein Portal für Vorsorgekunden. Der Zugang gehört zu einem Sterbefall, nicht zu einem Vorsorgevertrag.

Die Freigabe eines Angebots ist eine Willenserklärung mit Kostenfolge. Revean protokolliert, wer wann welches Angebot mit welcher Summe angenommen hat, und sperrt das Angebot danach gegen Änderungen. Ob diese Freigabe im Einzelfall den Vertrag zustande bringt, beurteilt Ihr Anwalt; die Software liefert den Nachweis, nicht die Rechtsfolge.

Einführung im Haus: Ablauf und Zuständigkeit

Ein Portal wirkt nur, wenn es Teil des Ablaufs ist. Das sollte im Team geklärt sein, bevor die erste Einladung hinausgeht:

• Wann wird eingeladen? Am Ende des Trauergesprächs, wenn klar ist, welche Angaben fehlen.
• Wer wird eingeladen? In der Regel die Auftraggeberin oder der Auftraggeber. Bei mehreren Angehörigen legt das Haus fest, wer das Angebot verbindlich annehmen darf.
• Wie wird das Gespräch vorbereitet? Ein Satz genügt: „Was Sie jetzt nicht zur Hand haben, tragen Sie zu Hause im Portal nach; Sie bekommen dazu eine E-Mail von uns."
• Wer sieht die Aktivität? Nachrichten und Freigaben erreichen den zuständigen Mitarbeiter des Falls, ersatzweise den Inhaber. Diese Person muss ihre Benachrichtigungen im Blick haben.
• Welche Dokumente gehen standardmäßig ins Portal, etwa Bestattungsauftrag und Sterbeurkunde, und welche nicht?
• Steht das Portal in der Datenschutzerklärung des Hauses?

Wie die Adressliste aus dem Portal in den Trauerdruck kommt, beschreibt der Ratgeber Trauerdruck und Traueranzeige. Die öffentliche Seite zum Sterbefall, die sich an Trauergäste statt an die Familie richtet, hat einen eigenen Ablauf: Gedenkseite als Angebot des Bestattungshauses.

So läuft es bei Revean

Die Einladung spricht das Haus in der Fallakte aus: Reiter „Angehörige", Spalte „Zugang", „Portalzugang einladen". Voraussetzung ist eine E-Mail-Adresse am Kontakt. Hat das Haus seinen eigenen Mailzugang hinterlegt, geht die Einladung aus der Adresse des Hauses hinaus; sonst kommt sie sichtbar von Revean. Für das Standesamt fragt das Portal die 15 Felder der Sterbefallanzeige ab, erklärt, warum es sie braucht, und gibt zu einzelnen Feldern einen Hinweis, etwa wo auf der Geburtsurkunde das Geburtsstandesamt steht. Lücken sind erlaubt und werden dem Haus angezeigt.

• Angebot: Alle vorgelegten Angebote sind sichtbar, eine Zeile je Angebot, auch wenn das Haus zwei Varianten vorgelegt hat; eine Vergleichsansicht gibt es nicht. Annehmen darf nur, wer in der Akte als beauftragungsberechtigt markiert ist; das folgt der Rolle Auftraggeber und lässt sich ändern. Die Annahme wird mit Betrag und Zeitpunkt unveränderlich protokolliert, das Angebot ist danach gesperrt. Details unter Angebote.
• Trauerdruck: Der Korrekturabzug trägt eine Fassungsnummer. Gibt die Familie Fassung 1 frei, während das Haus schon Fassung 2 hochgeladen hat, wird nicht freigegeben, sondern neu geladen. Die Adressliste wird beim Hochladen geprüft; unvollständige Zeilen bleiben erhalten und sind markiert. Mehr unter Trauerdruck.
• Fotos: Bilder aus Messenger-Diensten sind für den Druck oft zu klein. Das Portal warnt vor dem Hochladen, lässt die Entscheidung aber bei der Familie.
• Zugang: zwölf Monate ab Einladung, jederzeit sperrbar. Verlängern geschieht im Reiter „Portal" und setzt die Frist auf zwölf Monate ab dem Tag des Klicks. Der Zustand heißt keiner, aktiv, gesperrt oder abgelaufen, und beide Reiter der Fallakte zeigen denselben.

Alles Weitere zum Funktionsumfang steht auf der Seite Angehörigen-Portal. Was dort nicht steht, kann das Portal heute nicht.

Häufige Fragen