Trauerdruck und Traueranzeige aus der Fallakte: vom Entwurf bis zum Druck-PDF

Die Drucksachen eines Falls: wann welche gebraucht wird

Die Maße der Vorlagen folgen den Formaten deutscher Trauerdruckereien; das Maß ist ein Vorschlag, kein Zwang. Im Kartensetzer wählen Sie aus 10 Maßen, darunter quadratisch 148 × 148 mm, und drehen jede Karte hoch oder quer. Revean bringt 11 Vorlagen mit, die sich mit den Daten des Falls füllen, dazu gemeinfreie Trauersprüche in den Themen Trost, Erinnerung, Christlich, Natur, Abschied, Dank und die Tonlagen Schlicht, Gefühlvoll, Christlich, die Einleitung und Trauerformel tauschen. Texte lebender oder vor weniger als siebzig Jahren verstorbener Autoren fehlen in der Sammlung mit Absicht: Eine Trauerkarte ist eine Vervielfältigung. Auf Karten mit Rückseite kommen Absender und Logo des Hauses unten auf die letzte Seite; reicht der Platz für das Logo nicht, steht nur der Absender. Den Kartensetzer zeigt die Seite Trauerdruck.

Die Traueranzeige: Text, Größe und Kostenspanne

Eine Traueranzeige wird nach Fläche bezahlt: Millimeter Höhe mal Zahl der Spalten, zum Millimeterpreis der Zeitung. Eine dreispaltige Anzeige von 60 mm Höhe kostet also 180 Millimeter. Der Millimeterpreis steht in der Preisliste des Verlags und unterscheidet sich zwischen Lokalblatt und überregionaler Zeitung erheblich; Samstagsausgaben haben oft einen Zuschlag.

Revean schlägt den Text aus der Akte vor: Spruch, Einleitung je Tonlage, Name mit Geburtsname (nur wenn er abweicht), Lebensdaten, die Angehörigen in der eingetragenen Reihenfolge, Ort und Zeit der Trauerfeier. Leere Zeilen aus Versehen streicht der Vorschlag, denn jede Zeile kostet Geld. Die Höhe schätzt die Software mit demselben Satzmodell, aus dem auch das PDF entsteht, nicht pauschal je Zeile. Ist der Millimeterpreis der Zeitung in den Stammdaten hinterlegt oder im Dialog eingetragen, rechnet sie damit; fehlt er, zeigt sie eine grobe Spanne und sagt das dazu. Bei einem Samstag geht der Zuschlag in die Rechnung ein, und die Oberfläche weist darauf hin. Jede Zahl ist eine Größenordnung, keine Zusage; den Preis nennt die Zeitung. Einzelheiten unter Traueranzeige.

• Der freigegebene Wortlaut wird am Fall gespeichert; beim nächsten Öffnen sind die Formulierungen nicht weg.
• Der Text geht per Zwischenablage in die E-Mail an die Anzeigenannahme; eine Übermittlung an Verlage oder Anzeigenportale gibt es nicht.
• Die als Karte gesetzte Anzeige läuft wie die übrigen Drucksachen durch die Freigabe der Familie: Ein falscher Geburtsname in der Zeitung lässt sich nicht nachdrucken.

Anzeigenschluss der Zeitung: der Abgabetag zählt

Der Erscheinungstag ist nicht der Tag, an dem etwas zu tun ist. Zu tun ist etwas am Abgabetag, und der liegt je nach Zeitung einen bis drei Werktage davor, mit fester Uhrzeit. Einen Branchenwert gibt es nicht: Bei einem Blatt ist am Vortag um 12 Uhr Schluss, bei einem anderen drei Tage vorher um 10 Uhr. Deshalb gehören die Angaben der Zeitung in die Stammdaten: Vorlauf in Werktagen, Uhrzeit des Anzeigenschlusses, Millimeterpreis, Spaltenbreite.

Werktag heißt hier Montag bis Samstag: Zeitungen erscheinen samstags, und ihre Anzeigenannahme arbeitet samstags mit. Das Bürgerliche Gesetzbuch nennt in § 193 BGB den Sonnabend eigens neben Sonntag und Feiertag; fällt das Ende einer Frist auf einen dieser Tage, tritt der nächste Werktag an seine Stelle. Die Vorschrift gilt für Willenserklärungen und Leistungen, nicht für den Anzeigenschluss eines Verlags; der ist eine Geschäftsbedingung, und was dort steht, gilt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung, sondern der Hinweis, die Preisliste der Zeitung zu lesen.

Freigabe durch die Familie: Entwurf, Korrektur, Nachweis

Ein Tippfehler im Namen fällt sonst erst auf, wenn zweihundert Karten gedruckt sind. Der Korrekturabzug hat zudem eine zweite Seite: Viele Druckereien behandeln seine Freigabe in ihren Geschäftsbedingungen als verbindliche Bestellung; Fehler, die im freigegebenen Abzug standen, gehen dann zu Lasten dessen, der freigegeben hat. Was gilt, steht in den Bedingungen Ihrer Druckerei; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Nachweisbar sein muss deshalb, wer wann welche Fassung freigegeben hat.

1. Sie gestalten Karte oder Anzeige im Kartensetzer; mit „Ablegen und der Familie vorlegen“ liegt die Karte in den Dokumenten und wartet im Portal auf die Freigabe.
2. Die Familie wählt im Angehörigen-Portal „Entwurf freigeben“ oder „Etwas ändern“ und schreibt dazu, was zu ändern ist; ein Änderungswunsch ohne Text wird nicht angenommen.
3. Sie ändern und legen eine neue Fassung ab; der Stand geht zurück auf „Wartet auf Freigabe“, die alte Fassung bleibt in der Kette.
4. Erst die Freigabe der aktuellen Fassung gibt den Druck frei. Das Protokoll hält Entscheidung, Kommentar, Dokumentname, Fassung und Zeitpunkt fest.

Die Stände eines Entwurfs heißen „Kein Entwurf“, „Wartet auf Freigabe“, „Freigegeben“, „Korrektur gewünscht“. Das Protokoll ist nur anfügbar: Kein Eintrag lässt sich ändern oder löschen, weil ein änderbarer Nachweis keiner ist. Eine Freigabe gilt genau für die Fassung, die die Familie vor Augen hatte. Hat das Haus inzwischen eine neue Fassung abgelegt, wird nicht freigegeben, sondern die Seite neu geladen; die Familie entscheidet dann über den neuen Stand. Ist der Annahmeschluss Ihrer Druckerei hinterlegt, zeigt das Portal, bis wann die Freigabe vorliegen muss, damit die Karten vor der Trauerfeier da sind; gerechnet wird vom Termin der Feier rückwärts, in Werktagen von Montag bis Samstag und ohne die bundesweiten Feiertage. Zum Zugang der Familie: Kundenportal für Angehörige.

Adressliste: von der Familie, für Karten und Umschläge

Die Adressen der Trauergäste hat die Familie, meist als Excel-Tabelle oder Export aus einem Adressbuch. Statt sie im Büro abzutippen, lädt die Familie die Liste im Portal hoch, als CSV- oder Excel-Datei (.xlsx). Revean erkennt die Spalten an ihren Überschriften, auch bei Exporten aus Outlook, Google oder Apple, und nimmt die private Anschrift, nicht die geschäftliche, die in diesen Exporten weiter links steht. Typische Fehler deutscher Listen werden abgefangen: Semikolon statt Komma, falsch gelesene Umlaute aus Windows-1252, die von Excel verschluckte führende Null der Postleitzahl. Die Null wird nur ergänzt, wenn die Adresse in Deutschland liegt; Wien hat vier Stellen zu Recht. Unvollständige Zeilen fliegen nicht heraus, sondern bleiben mit dem Hinweis, was fehlt. Eine Spalte „Kaffeekarte“ hält fest, wer zum Trauerkaffee eingeladen ist; der Umschlagdruck markiert diese Umschläge, damit beim Eintüten nichts verwechselt wird. Die Liste liegt als Dokument am Fall; auch das Haus kann sie im Arbeitsplatz hochladen.

Aus der geprüften Liste druckt Revean die Umschläge in DIN lang, C6, C5 oder C4. Das Layout folgt den Vorgaben der Deutschen Post für automationsfähige Briefsendungen: Die Anschrift sitzt in der Lesezone, die Codierzone unten rechts bleibt frei, weil die Post dort ihren Strichcode druckt. Sendungen, die aus der maschinellen Verarbeitung fallen, kommen später an; bei Trauerpost mit festem Termin zählt das.

• Zweck klären: Die Adressen dienen der Trauerpost dieses Falls, nichts anderem. Zweckbindung und Speicherbegrenzung stehen in Art. 5 Abs. 1 DSGVO.
• Keine Weitergabe ohne Grund; druckt und versendet ein Lettershop, braucht es dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung; den Vertrag prüft Ihr Datenschutzbeauftragter oder Anwalt.
• Löschfrist festlegen: Wann die Liste nach der Danksagung gelöscht wird, gehört in Ihr Löschkonzept, siehe Datenschutz im Bestattungsunternehmen.
• Portalzugang beenden, wenn die Familie ihn nicht mehr braucht; in Revean ist er je Fall widerrufbar und kann ein Ablaufdatum haben.

Druckerei-PDF, Schriften und Annahmeschluss der Druckerei

Die Druckerei braucht ein PDF im Endformat mit eingebetteten Schriften, meist mit Beschnitt und Schnittmarken. Revean setzt je Kartenseite eine PDF-Seite in Kartengröße und bettet die Schriften ein. Mit der Option „druckfertig“ wächst jede Seite um 3 mm Beschnitt nach allen Seiten, Hintergrund und Trauerrand laufen hinein, und außen stehen die Schnittmarken. Farben setzt Revean in RGB; ob Ihre Druckerei RGB-Daten annimmt oder CMYK verlangt, klären Sie vor der ersten Karte. Passt ein Text nicht in sein Feld, verkleinert der Setzer die Schrift in halben Punkten bis zu einer Untergrenze und meldet danach, was nicht passt, statt eine Zeile still abzuschneiden.

• Für den eigenen Drucker gibt es den Bogen: Die Kartenseiten liegen so auf A4, dass nach dem Falzen eine Klappkarte entsteht; Kaffeekarten stehen mehrfach auf einem Blatt mit Schnittmarken. Die Druckereinstellung steht im Klartext dabei, etwa „A4 quer, beidseitig drucken, an der kurzen Seite wenden“.
• Ein begonnener Entwurf wird im Ordner des Falls zwischengespeichert und lässt sich in einem anderen Browser oder an einem anderen Rechner fortsetzen; lesen können ihn nur Mitarbeiter des Hauses.
• Den „Annahmeschluss Ihrer Druckerei“ und die „Lieferzeit in Werktagen“ tragen Sie einmal in den Einstellungen ein; daraus ergibt sich der späteste Freigabezeitpunkt im Portal. Ohne Annahmeschluss sieht die Familie keine Frist, weil eine geratene Frist schlimmer wäre als keine.

Nicht enthalten ist die Bestellung: Sie laden das PDF herunter und reichen es ein, wie Ihre Druckerei es vorsieht. Der Druck ist eine Leistung Dritter und nicht Teil des Preises, siehe Preise. Die fertige Karte liegt als Dokument an der Akte, siehe Dokumente und Vorlagen.

Was Software hier spart: die Schritte, die wegfallen

Minuten oder Prozente nennen wir nicht, weil wir sie nicht gemessen haben. Prüfbar sind die Schritte, die wegfallen.

Häufige Fragen