Bestattersoftware im Team einführen: ein Plan für vier Wochen

Vorab: eine Person, ein Plan, ein Stichtag

Die häufigste Ursache für eine zähe Einführung ist nicht die Software, sondern fehlende Zuständigkeit. Wenn niemand entscheidet, welche Preise gelten und welche Altfälle mitkommen, entscheidet jeder Arbeitsplatz für sich. Benennen Sie deshalb eine Person, die den Umstieg führt, meist die Büroleitung oder die Inhaberin oder der Inhaber selbst. Sie ist Ansprechpartnerin für den Anbieter, sammelt die Fragen aus dem Team und entscheidet in Zweifelsfällen.

Legen Sie zugleich den Stichtag fest, am besten einen Monatsanfang, und rechnen Sie von ihm aus rückwärts. Vier Wochen sind als Rahmen für ein Haus gedacht, das seine Daten kennt und wenige Altfälle übernimmt; wer viele Jahre an Fällen mitnimmt oder dessen Altsystem die Daten nur mühsam herausgibt, braucht länger. Der Rahmen ist eine Hilfe zum Planen, kein Versprechen und kein Messwert.

Woche 1: Bestand aufnehmen und entscheiden

In der ersten Woche schreiben Sie auf, was heute wo liegt und wer womit arbeitet. Dieser Schritt bestimmt die übrigen drei Wochen; eine Seite genügt:

• Wer arbeitet mit welchem Werkzeug: altes Programm, Tabellen, Papierakten, Kalender an der Wand?
• Welche Fälle müssen mit: nur laufende, die letzten zwei Jahre, der gesamte Bestand?
• Welche Preise gelten: Gibt es eine aktuelle Preisliste, oder leben die Preise in alten Angeboten?
• Welche Vorlagen sind in Gebrauch: Bestattungsauftrag, Vollmacht, Anträge, Briefe an Ämter?
• Welche Standorte, Fahrzeuge und Räume sind zu verplanen?
• Was erwartet die Steuerberatung: welchen Export, in welchem Rhythmus?

Treffen Sie am Ende der Woche drei Entscheidungen schriftlich: welche Altfälle übernommen werden, welche Preisliste ab dem Stichtag gilt und wer im Team welche Rolle bekommt. Fordern Sie außerdem beim bisherigen Anbieter den Export Ihrer Daten an; wie das geht und worauf Sie dabei achten, steht in Bestattersoftware wechseln. Kündigen Sie dort noch nicht.

Woche 2: Datenübernahme, Katalog und Vorlagen

In der zweiten Woche kommen die Daten ins neue Programm, in fester Reihenfolge: zuerst der Katalog mit Preisen, dann die Lieferanten, zuletzt die Fälle. Der Katalog kommt zuerst, weil Angebote, Rechnungen und Vorsorgeverträge auf ihn verweisen; ohne ihn lässt sich kein Fall zu Ende bearbeiten.

Beginnen Sie bei den Fällen nicht mit dem ganzen Bestand, sondern mit zehn typischen: ein laufender, ein abgeschlossener, einer mit mehreren Angehörigen, einer mit Kostenübernahme durch ein Amt, einer mit ungewöhnlicher Bestattungsart. Was bei diesen zehn schiefgeht, geht bei allen schief. Erst wenn der Testimport sauber durchläuft, folgt der Rest.

Prüfen Sie in derselben Woche die Vorlagen: Legen Sie Ihren bisherigen Bestattungsauftrag neben die Vorlage des neuen Programms und entscheiden Sie Satz für Satz, was übernommen wird. Welche Formulierungen rechtlich tragen, klären Sie mit Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt; eine Software liefert das Gerüst, nicht den Rechtsrat.

Woche 3: Rollen, Rechte und Schulung an eigenen Fällen

Rollen regeln, wer was sieht und ändert. Das ist kein Misstrauen, sondern Ordnung: Die Fahrerin braucht Fahrten und Abholprotokoll, nicht die Einkaufspreise; die Buchhaltung braucht Rechnungen und Zahlungen, nicht jede Notiz aus dem Trauergespräch. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind; ein Rollenkonzept und eine Anmeldung mit zweitem Faktor gehören zu den üblichen. Was im Einzelfall angemessen ist, beurteilt Ihre Datenschutzberatung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Die Schulung gelingt in zwei kurzen Runden statt in einem langen Termin: eine für das Büro, eine für alle, die unterwegs sind. Zeigen Sie keine Präsentation, sondern legen Sie gemeinsam drei Ihrer eigenen Fälle an, vom Erstgespräch bis zur Rechnung. Wer seinen eigenen Fall im neuen Programm wiedererkennt, stellt die richtigen Fragen. Was offen bleibt, klären Sie vor dem Stichtag mit dem Anbieter.

Woche 4: Parallelbetrieb und Stichtag

Die letzte Woche vor dem Stichtag ist ein Probelauf unter echten Bedingungen: Jeder neue Fall wird im neuen Programm angelegt, aber noch nicht als einzige Quelle geführt. So zeigt sich, welche Aufgabe im Ablaufplan fehlt, welche Vorlage einen Platzhalter zu wenig hat und wer noch einen Zugang braucht. Schreiben Sie diese Funde in eine gemeinsame Liste mit Datum und Name; am Ende der Woche ist sie die Tagesordnung für das letzte Gespräch mit dem Anbieter. Mehr als eine Woche sollte der Parallelbetrieb nicht dauern; was er bis dahin nicht gezeigt hat, zeigt er auch in Woche sechs nicht.

Ab dem Stichtag entstehen neue Fälle und neue Rechnungen nur noch im neuen Programm; das Altsystem bleibt lesend geöffnet. Wie Sie mit offenen Rechnungen und laufenden Fällen aus dem Altsystem umgehen, steht in Bestattersoftware wechseln. Legen Sie für den Stichtag selbst eine Vertretung fest: Die Person, die den Umstieg führt, soll an diesem Tag nicht gleichzeitig ein Trauergespräch führen müssen.

• Stichtag im Team bekannt, Monatsanfang gewählt
• Katalog und Preisliste freigegeben, Steuersätze geprüft
• Lieferanten und ausgewählte Altfälle importiert, Bericht abgearbeitet
• Vorlagen durchgesehen: Bestattungsauftrag, Vollmacht, Anträge
• Rollen vergeben, jede Person mit eigenem Zugang und zweitem Faktor
• Nummernkreise für Rechnung, Angebot und Vorsorge festgelegt
• Drei eigene Fälle in der Schulung vollständig durchgespielt
• Export beim bisherigen Anbieter vollständig erhalten und gesichert
• Offene Altfall-Rechnungen: Liste, wer sie im Altsystem abschließt
• Aufbewahrung des Altsystems mit der Steuerberatung geklärt

Typische Widerstände und was dagegen hilft

Widerstand im Team ist selten Ablehnung des Programms. Meist steckt eine berechtigte Sorge dahinter, die sich benennen und ausräumen lässt.

Woran Sie nach drei Monaten erkennen, dass es trägt

Ob die Einführung gelungen ist, zeigt sich nicht am Stichtag, sondern im Alltag danach. Prüfen Sie nach etwa drei Monaten:

• Kein Fall wird mehr doppelt geführt; das Altsystem wird nur noch gelesen.
• Die Steuerberatung erhält den Export aus dem Programm und muss nichts nacharbeiten.
• Fristen kommen aus dem Programm, nicht aus dem Gedächtnis einzelner Personen.
• Angehörige nutzen das Portal für Angaben und Freigaben, statt dass alles über Telefon und E-Mail läuft.
• Jede Person arbeitet unter eigenem Namen; geteilte Zugänge gibt es nicht mehr.
• Die Vorlagen werden benutzt, nicht umgangen: Niemand schreibt den Bestattungsauftrag mehr in einem Textprogramm neu.
• Die Liste offener Fragen an den Anbieter ist kurz, und die Antworten sind im Haus bekannt.

Trifft ein Punkt nicht zu, fehlt meist eine Vorlage, ein Katalogeintrag oder eine kurze Nachschulung für eine Person.

So unterstützt Revean die Einführung

Der Start bei Revean folgt derselben Reihenfolge: eine persönliche Vorführung am Bildschirm, dann die Einrichtung Ihres Hauses mit Zugängen, Standorten und Katalog und die Übernahme Ihrer Fälle, Lieferanten und Preise. Woran Sie ein Programm vorab messen, steht in Bestattersoftware auswählen; was im ersten Jahr an Kosten anfällt, in Was kostet Bestattersoftware?.

Für das Altsystem gilt nach dem Stichtag die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe nach § 147 AO, für Rechnungen zusätzlich § 14b UStG. In welcher Form Sie die Daten vorhalten, als Export, als lesbare Kopie oder mit einem Lesezugang beim bisherigen Anbieter, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Fragen zur Einführung in Ihrem Haus beantworten wir über Kontakt.

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