DATEV-Export für Bestattungsunternehmen: der Buchungsstapel, den die Steuerberatung braucht

Buchungsstapel oder Schnittstelle: was Ihre Kanzlei meint

Fragt eine Kanzlei nach „DATEV-Anbindung", meint sie eines von zwei Dingen: eine Online-Verbindung, die Belege laufend an DATEV überträgt und einen eigenen Vertrag mit DATEV voraussetzt — oder einen Buchungsstapel, also eine Datei, die Sie übergeben und die die Kanzlei einliest. Wer der Kanzlei die Belege ohnehin gebündelt je Monat oder Quartal übergibt, braucht nur den zweiten Weg. Fragen Sie deshalb zuerst, was gemeint ist, bevor Sie einen Vertrag mit DATEV in Erwägung ziehen.

Das Dateiformat heißt EXTF: eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimaltrenner und zwei Kopfzeilen — einem Kennsatz und einer Spaltenzeile. Danach folgt je Buchung eine Zeile. Die Felder beschreibt DATEV in der Formatbeschreibung Buchungsstapel. Im Kennsatz stehen Angaben, die nicht aus Ihren Rechnungen kommen, sondern von der Kanzlei:

Was eine Buchungszeile enthält

Eine Ausgangsrechnung wird zur Buchung „Debitor an Erlöskonto": Forderung gegen die Familie im Soll, Umsatz im Haben. Die wichtigsten Felder:

Eine Bestattungsrechnung mischt regelmäßig mehrere Steuersätze: eigene Leistung zu 19 %, Trauerdruck zum ermäßigten Satz, Friedhofsgebühren ohne Steuer. Dann gehört sie in mehrere Zeilen — eine je Steuersatz und eine für die durchlaufenden Posten —, alle mit derselben Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Ihre Summe ergibt den Bruttobetrag; nur so geht der Debitor auf, wenn die Familie überweist.

Kontenrahmen SKR03: welche Konten ein Bestattungshaus braucht

SKR03 und SKR04 sind die beiden Standardkontenrahmen von DATEV; welchen Ihre Kanzlei führt, steht in Ihrer Buchführung fest. Für den Rechnungsausgang eines Bestattungshauses werden im SKR03 typischerweise diese Konten angesprochen:

Diese Zuordnung ist eine Vorgabe, keine Vorschrift. Jede Kanzlei bucht anders — eigene Debitoren, eigene Erlöskonten je Leistungsart. Welche Leistungen dem ermäßigten Satz unterliegen, steht in der Anlage 2 zum UStG; ob eine Trauerkarte oder ein Blumengebinde Ihres Hauses darunter fällt, entscheidet Ihre Steuerberatung, nicht die Software. Entscheidend ist, dass Software und Kanzlei dieselben Konten meinen, bevor der erste Stapel übergeben wird.

Durchlaufende Posten: Friedhofsgebühren sind kein Umsatz

Ein Fehler, der im Rechnungsausgang eines Bestattungshauses leicht passiert — Revean hat ihn in einer früheren Fassung des eigenen Exports selbst gemacht —, betrifft Gebühren, die das Haus im Namen der Familie verauslagt und weitergibt: Friedhof, Krematorium, Standesamt. Nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG gehören Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, nicht zum Entgelt. Sie sind weder steuerpflichtiger noch steuerfreier Umsatz — sie sind gar kein Umsatz. (Ältere Texte zitieren die Stelle als Satz 6; seit der Neufassung des Absatzes zu den Gutscheinen ist es Satz 4.)

Landet so eine Gebühr auf dem steuerfreien Erlöskonto, erscheint sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung als steuerfreier Umsatz, der nie einer war. Richtig ist ein Verrechnungskonto (im SKR03 üblicherweise 1590), das beim Weiterreichen an Friedhof oder Krematorium wieder ausgeglichen wird. Auf dem Debitor muss der Betrag trotzdem stehen, denn die Familie schuldet ihn dem Haus.

Davon zu unterscheiden ist die Vorleistung: Was das Haus im eigenen Namen einkauft und weiterverkauft — Blumen, Särge —, ist eigener Umsatz mit Umsatzsteuer. Maßgeblich ist, in wessen Namen der Dritte seine Rechnung ausgestellt hat. Diese Einordnung trifft Ihr Haus mit der Steuerberatung; die Software muss sie durchreichen.

Typische Fehler im Export und ihre Folgen

Zwei Punkte führen zu Rückfragen, obwohl die Datei stimmt: Der Stapel enthält keine Zahlungen — die bucht die Kanzlei aus dem Kontoauszug und gleicht sie über die Rechnungsnummer aus. Und ein Storno ist ein eigener, nummerierter Beleg, keine gelöschte Rechnung; die Ursprungsrechnung bleibt erhalten. Wie eine Rechnung mit falschem Steuerausweis zu berichtigen ist, regelt § 14c UStG — im Einzelfall eine Frage an Ihre Steuerberatung.

Der Monatsabschluss: Zeitraum, Export, Übergabe

Der Stapel ersetzt nicht die Belege: Die Kanzlei braucht weiterhin die Rechnungen als PDF oder Papier, um die Buchung zu prüfen und die Aufbewahrung nach § 147 AO zu sichern. Er spart das Abtippen, nicht die Belegübergabe. Ein Ablauf je Monat:

• Alle Rechnungen des Monats sind gestellt; Entwürfe sind gestellt oder gelöscht.
• Stornos haben einen Korrekturbeleg mit eigener Nummer.
• Zeitraum wählen: erster bis letzter Tag des Monats, innerhalb eines Wirtschaftsjahres.
• Stapel exportieren, Rechnungs-PDFs oder Umsatzliste desselben Zeitraums beilegen.
• Übergabe notieren: Datum, Zeitraum, Dateiname — so fällt ein doppelter Export auf.
• Rückfragen der Kanzlei dokumentieren und die Ursache im Katalog beheben, nicht nur im Einzelfall.

So läuft der Export in Revean

Der DATEV-Export sitzt in den Auswertungen im Abschnitt „DATEV-Buchungsstapel". Sie wählen Von- und Bis-Datum; der Knopf „Buchungsstapel herunterladen" zeigt die Zahl der Belege, und der Browser erzeugt die Datei EXTF_Buchungsstapel_<von>_bis_<bis>.csv — ohne Server, ohne Vertrag mit DATEV, ohne Online-Anbindung. In den Stapel kommen nur gestellte Belege aus den Rechnungen, Stornobelege eingeschlossen; Entwürfe bleiben draußen.

Ob eine Position durchlaufender Posten ist, legen Sie im Katalog an der Leistung fest oder an einer frei eingegebenen Position in Angebot und Rechnung; die Einordnung wandert von dort auf die Rechnung und in den Stapel. Bei einem durchlaufenden Posten ist der Steuersatz auf 0 % festgelegt und nicht wählbar. Eine Position ohne diese Einordnung — auch eine Vorleistung, die Sie im eigenen Namen eingekauft haben — wird zu ihrem Steuersatz auf das passende Erlöskonto gebucht.

Was der Export heute nicht kann: Die Konten sind die gezeigte SKR03-Vorgabe und lassen sich im Arbeitsplatz derzeit nicht umstellen. Beraternummer und Mandantennummer bleiben im Kennsatz leer; die Kanzlei ergänzt sie beim Einlesen. Als Wirtschaftsjahr gilt das Kalenderjahr des gewählten Zeitraums; ein Haus mit abweichendem Wirtschaftsjahr bespricht das vor dem ersten Export mit der Kanzlei. Zahlungen stehen nicht im Stapel; sie sind Sache des Zahlungsabgleichs im Haus und des Kontoauszugs bei der Kanzlei. Eine Rückübernahme aus DATEV gibt es nicht.

Checkliste für das Gespräch mit der Steuerberatung

Nehmen Sie zum ersten Termin eine Testdatei mit zehn typischen Rechnungen mit — eine mit gemischten Steuersätzen, eine mit Friedhofsgebühr, ein Storno — und klären Sie:

• Welcher Kontenrahmen wird geführt, SKR03 oder SKR04?
• Debitoren: Sammelkonto oder ein Konto je Kunde?
• Welche Erlöskonten gelten für 19 %, 7 % und steuerfrei — und sind es Automatikkonten?
• Auf welches Konto gehören durchlaufende Posten? Welche Gebühren zählen im Haus dazu, welche sind Vorleistung?
• Wie geht die Kanzlei mit Teil- und Ratenzahlungen um? Im Stapel steht nur die Rechnung.
• Rhythmus und Übergabeweg: monatlich oder quartalsweise, per E-Mail oder Kanzleiportal, wer bestätigt den Eingang?
• Testdatei einlesen lassen und das Ergebnis gemeinsam prüfen, bevor ein echter Monat folgt.

Häufige Fragen