Bestattungsvorsorge im Haus verwalten: Vertrag, Finanzierung und der Tag, an dem der Fall eintritt

Der Vorsorgevertrag: was hinein gehört

Ein Bestattungsvorsorgevertrag legt fest, welche Leistungen Ihr Haus im Todesfall erbringt und zu welchem Preis. Viele Häuser nutzen Musterverträge ihres Verbands oder eigene, anwaltlich geprüfte Fassungen. Unabhängig vom Wortlaut sollte jeder Vertrag diese Angaben enthalten, weil Sie sie Jahre später brauchen:

• Die vereinbarten Leistungen einzeln, mit Menge und dem Preis zum Zeitpunkt des Abschlusses – nicht nur eine Gesamtsumme
• Bestattungsart und Wünsche der vorsorgenden Person im Klartext
• Ob der Preis garantiert ist oder ob bei der Bestattung die dann gültigen Preise gelten
• Finanzierungsart und eine Referenz, wo das Geld liegt (Treuhandnummer, Versicherungsnummer, Sparbuch)
• Mindestens eine Kontaktperson mit Anschrift, nicht nur mit Telefonnummer
• Eine Vertragsnummer, die in Ihrem Haus eindeutig bleibt

Der Vertrag soll den Willen der vorsorgenden Person über ihren Tod hinaus festhalten. Regeln Sie darin ausdrücklich, was gilt, wenn Angehörige später anderes wünschen, und was geschieht, wenn das hinterlegte Geld nicht reicht: Zuzahlung, eine Bestattung mit verringertem Leistungsumfang oder der Rücktritt. Den Wortlaut dieser Klauseln prüft Ihr Anwalt; diese Seite ist keine Rechtsberatung.

In Revean besteht ein Vorsorgevertrag aus genau diesen Angaben, mit Positionen aus Ihrem Katalog zum Preis von damals und einer Vertragsnummer aus einem eigenen Nummernkreis (Kürzel VS, Jahr, laufende Nummer); bei einer Datenübernahme bleiben mitgebrachte Nummern stehen. Das Vertragsdokument entsteht als PDF aus einer Vorlage, die Sie im Vorlagen-Editor selbst pflegen. Solange Sie keine eigene Vorlage hinterlegt haben, druckt Revean ein Gerüst mit sichtbaren Marken an jeder Stelle, an der Vertragstext hingehört – den Text bestimmen Sie oder Ihr Anwalt, Revean setzt nur die Daten ein.

Finanzierung: Treuhand, Sperrvermerk oder Versicherung

Das Geld für eine Vorsorge gehört nicht in die Kasse des Bestattungshauses: Bei einer Insolvenz des Hauses zählte es zu dessen Vermögen, und wer fremdes Geld verwaltet, haftet dafür. Üblich sind Wege, die es vom Vermögen des Hauses trennen:

Wie eine Treuhand arbeitet, zeigt der Bestattungsvorsorge-Treuhandvertrag der Deutschen Bestattungsvorsorge Treuhand AG, der Vorsorgeeinrichtung des Bundesverbands Deutscher Bestatter. Er wird zu dritt geschlossen: Treugeber, Treuhand und Vertragsbestatter. Der Treugeber tritt seine Ansprüche gegen die Treuhand an das Haus ab, Auszahlungen erfolgen nur gegen Vorlage der Sterbeurkunde. Das Guthaben wird mit dem jeweils festgelegten Satz verzinst; den hinterlegten Stand von damals dürfen Sie also nicht als heutigen Stand fortschreiben. Bestattet ein anderes Haus, zahlt die Treuhand gegen Sterbeurkunde und Rechnung an dieses Haus, aber nur mit Freigabe des Vertragsbestatters. Gerät der Vertragsbestatter in Insolvenz, geht das Guthaben an den Treugeber zurück. Eine Übersicht bietet die Verbandsseite zum Treuhandkonto.

Für Ihre Verwaltung heißt das: Sie führen Buch über den Vertrag, nicht über das Geld, und tragen den Stand nach, wenn Treuhänder oder Versicherer ihn mitteilen. Zur Verzinsung und zur Behandlung des Vermögens durch ein Sozialamt machen Sie in Ihren eigenen Unterlagen keine Zusagen; solche Formulierungen prüft ein Anwalt.

Die Deckungslücke bei Preissteigerung

Ein Vertrag aus dem Jahr 2010 listet Leistungen zu den Preisen von 2010; dieselben Leistungen kosten heute mehr. Ob das hinterlegte Geld noch reicht, fällt ohne Prüfung erst am Tag der Bestattung auf. Dann steht die Familie vor einer Zuzahlung, einem verringerten Leistungsumfang oder dem, was Ihr Vertrag für diesen Fall vorsieht.

Wer die Lücke trägt, entscheidet die Preisgarantie. Mit Preisgarantie ist Ihr Haus an den vereinbarten Preis gebunden; die Differenz zum heutigen Preis ist Ihr Verlust, und ein Zinsüberschuss beim Treuhänder steht nicht Ihrem Haus zu. Ohne Preisgarantie zahlt die Familie zu oder erhält weniger Leistung; dann zählt die Differenz zwischen heutigem Preis und hinterlegtem Betrag – und die muss die vorsorgende Person erfahren, solange sie aufstocken kann.

Prüfen Sie jeden aktiven Vertrag in festen Abständen gegen Ihre aktuellen Preise, tragen Sie den gemeldeten Stand der Finanzierung nach und halten Sie Prüfdatum und Gespräche über eine Lücke fest. Ein Rhythmus von 3 Jahren ist ein Anhaltspunkt.

Widerruf und Kündigung durch die vorsorgende Person

Vorsorgeverträge werden häufig in der Wohnung der vorsorgenden Person geschlossen. Das ist ein außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Vertrag nach § 312b BGB. Verbrauchern steht dann ein Widerrufsrecht nach § 312g BGB zu; die Frist beträgt 14 Tage, der Widerruf braucht keine Begründung (§ 355 BGB). Ohne ordnungsgemäße Belehrung beginnt die Frist nicht zu laufen und erlischt erst zwölf Monate und 14 Tage nach dem regulären Beginn (§ 356 Abs. 3 und 4 BGB). Die Rechtsfolgen regelt § 357 BGB, den Wertersatz für bereits erbrachte Leistungen § 357a BGB. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular gibt Ihr Anwalt frei.

Daneben sehen viele Verträge eine Kündigung vor; was dann mit dem Geld geschieht, bestimmt der Treuhand- oder Versicherungsvertrag. Beim oben genannten Treuhandvertrag geht das Guthaben bei einer Kündigung an den Vertragsbestatter und erst mit dessen Freigabe an den Treugeber. Ein widerrufener oder gekündigter Vertrag darf nicht verschwinden: Sie brauchen später den Nachweis, dass es ihn gab, wann er endete und warum.

• Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular liegen jedem Vertrag bei, der außerhalb der Geschäftsräume geschlossen wird
• Datum und Grund eines Widerrufs oder einer Kündigung werden festgehalten
• Treuhänder oder Versicherer werden über das Ende des Vertrags informiert
• Der Vertrag bleibt als beendet im Bestand sichtbar und wird nicht gelöscht
• Wer erneut vorsorgen will, schließt einen neuen Vertrag

In Revean wird ein Vertrag mit Datum und Grund widerrufen und erhält den Stand „widerrufen". Dieser Stand ist in der Datenbank endgültig: Ein Auslöser verhindert, dass er wieder auf „aktiv" gesetzt wird, und ein widerrufener Vertrag lässt sich nicht in einen Sterbefall überführen. Gelöscht wird nichts; der Vertrag bleibt als Geschäftsunterlage stehen.

Eintritt des Vorsorgefalls: vom Vertrag zum Sterbefall

Der Vorsorgefall tritt selten so ein, dass jemand den Vertrag mitbringt. Jemand stirbt, die Familie ruft an, Sie legen einen Fall an – ob dieselbe Person vor zwanzig Jahren bei Ihnen vorgesorgt hat, wissen Sie nur, wenn Sie nachsehen.

• Im Vorsorgebestand nach Vor- und Nachname, Geburtsname und Geburtsdatum suchen
• Den Vertrag mit der Familie durchgehen: Wünsche und Leistungen gelten, auch wenn Angehörige anderes wünschen
• Leistungen, Wünsche, hinterlegtes Geld und Preisgarantie in den Fall übernehmen
• Die Deckung gegen heutige Preise prüfen und Abweichungen ansprechen, bevor Angebote entstehen
• Rechnung erstellen und mit der Sterbeurkunde beim Treuhänder oder Versicherer einreichen
• Rechnungsempfänger klären: Mit dem Tod gehen die Ansprüche aus dem Vertrag auf die Erben über (§ 1922 BGB), und die Erben tragen die Kosten der Beerdigung (§ 1968 BGB). Eine Kontaktperson aus dem Vertrag ist nicht automatisch Erbe
• Der Familie mitteilen, dass die Rechnung aus der Vorsorge beglichen wird

Die Rechnung ist das Dokument, das die Auszahlung auslöst: Beim oben genannten Treuhandvertrag zahlt die Treuhand nur gegen Sterbeurkunde, bei einer Bestattung durch ein anderes Haus gegen Sterbeurkunde und Rechnung an das ausführende Haus. Eine Rechnung an die verstorbene Vertragspartei wäre an eine Person adressiert, die es nicht mehr gibt.

Auskunft und Nachweis gegenüber Vorsorgenden und Angehörigen

Der Vorsorgekunde lebt. Anders als bei Verstorbenen, deren Daten nach Erwägungsgrund 27 nicht unter die DSGVO fallen, hat er die vollen Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung und Löschung nach Art. 15 bis 17 DSGVO. Auskunft müssen Sie spätestens innerhalb eines Monats erteilen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); mehr dazu im Ratgeber Datenschutz im Bestattungsunternehmen.

Zu Lebzeiten ist der Vertrag eine Sache zwischen Ihrem Haus und der vorsorgenden Person. Auskunft an Angehörige oder andere Dritte geben Sie nur mit deren Einwilligung oder nach dem Tod an die Berechtigten, nach Prüfung der Identität. Revean stellt die Auskunft nach Art. 15 als Dokument zusammen: die gespeicherten Daten und die Pflichtangaben, soweit sie sich aus dem System ergeben. Ob und an wen sie geht, entscheiden Sie; einen automatischen Versand gibt es nicht. Angehörige haben im Portal keinen Zugang zu Vorsorgeverträgen: Die Rolle der Angehörigen kommt in keiner Zugriffsregel der Vorsorgetabellen vor.

Den Vertrag nach zwanzig Jahren wiederfinden

Das häufigste Versagen einer Vorsorge ist nicht die Lücke, sondern der Vertrag, von dem niemand weiß: Die Familie beauftragt ein anderes Haus, zahlt ein zweites Mal, und das Geld bleibt beim Treuhänder liegen. Dagegen helfen drei Gewohnheiten:

1. Kontaktpersonen mit Anschrift erfassen. Eine Telefonnummer aus dem Jahr des Abschlusses ist nach zwanzig Jahren meist tot; eine Anschrift führt wenigstens noch zu Nachbarn.
2. Den Geburtsnamen aufnehmen. Wer geheiratet hat, steht im Vertrag unter dem einen und in der Sterbeurkunde unter dem anderen Namen.
3. Das Vertragsdokument aushändigen und den Kunden bitten, die Kontaktpersonen zu informieren.

Erfassen Sie beim Einführen einer Software auch den Altbestand aus Papierordnern: Nur ein erfasster Vertrag kann in der Fallakte als Kandidat erscheinen. Mehr dazu im Ratgeber Bestattersoftware einführen.

Häufige Fragen