Bestattersoftware in der Cloud oder auf dem eigenen Server: was den Unterschied macht

Zugriff: Browser von jedem Gerät oder Installation je Arbeitsplatz

Ein Programm auf dem eigenen Server wird in der Regel auf jedem Arbeitsplatz installiert; wer von außen zugreifen will, braucht einen Fernzugang, den jemand einrichtet und pflegt. Eine Software im Browser öffnet sich dort, wo ein Browser läuft: am Schreibtisch, am Tablet im Trauergespräch, zu Hause bei der Rufbereitschaft.

Der Sonderfall ist das Arbeiten unterwegs, oft in Gebäuden ohne Empfang. Hier zählt nicht, wo die Software liegt, sondern ob es eine App gibt, die ohne Netz weiterarbeitet und später überträgt. Bei Revean ist der Arbeitsplatz der Browser; für unterwegs gibt es die iPhone-App mit Fahrten, Terminen, Abholprotokoll mit Fotos und Unterschrift sowie Dokumentenscan. Was ohne Empfang erfasst wird, bleibt verschlüsselt auf dem Gerät, bis wieder Netz da ist. Die App ist im App Store erhältlich; eine Android-App gibt es nicht.

Updates und Sicherung: wer spielt ein, wer sichert, wer probt

Beim Server im Haus gehören drei Aufgaben Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister: Updates von Programm und Betriebssystem einspielen, die Datenbank sichern und die Sicherung regelmäßig zurückspielen, um zu prüfen, dass sie brauchbar ist. Eine Sicherung, die nie wiederhergestellt wurde, ist eine Hoffnung, kein Schutz.

Bei einer Cloud-Software übernimmt der Anbieter diese Aufgaben. Das entlastet, verlangt aber die richtigen Fragen, weil Sie die Sicherung nicht selbst sehen:

• Wie oft wird gesichert, und wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
• Wurde eine Wiederherstellung geprobt, und wann zuletzt?
• Wie erfahren wir von Updates, die den Arbeitsablauf ändern?
• Können wir unabhängig vom Anbieter selbst eine vollständige Kopie unserer Daten ziehen – und was fehlt in dieser Kopie?

Ausfall: Internet im Büro gegen Server im Haus

Jede Lösung hat einen Punkt, an dem sie steht. Beim Server im Haus ist es der Server selbst: ein defektes Netzteil, eine volle Festplatte, ein Stromausfall. Dann steht die Software an allen Arbeitsplätzen, bis jemand repariert. Bei der Cloud ist es die Verbindung: Fällt das Internet im Büro aus, erreichen Sie den Arbeitsplatz im Browser nicht, obwohl die Software läuft. Die Tabelle folgt dieser Logik; sie ist keine Messung.

Planen Sie den Ausfall, bevor er kommt. In Revean lässt sich die Tagesübersicht mit Terminen, Fahrten und fälligen Aufgaben ausdrucken; wer sie morgens druckt, hat den Tag auch bei abgebrochener Verbindung in der Hand. Die iPhone-App hält eine verschlüsselte Kopie der Fälle und Termine vor. Der Arbeitsplatz im Browser selbst hat keinen Offline-Modus.

Datenort und Verantwortung: wer für die Daten geradesteht

In jeder Fallakte stehen Daten lebender Menschen: Auftraggeber, Angehörige, Kontaktpersonen. Für sie sind Sie als Bestattungshaus verantwortlich, gleich ob die Software im Keller oder in einem Rechenzentrum läuft. Verarbeitet ein Anbieter die Daten für Sie, ist er Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Weitere Dienstleister darf der Anbieter nach Art. 28 Abs. 2 nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen; wer sie sind und wo sie verarbeiten, sollte deshalb im Vertrag oder seiner Anlage stehen. Art. 32 Abs. 1 Buchst. c derselben Verordnung verlangt, Verfügbarkeit und Zugang zu den Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherstellen zu können; beim Server im Haus weisen Sie das selbst nach, bei der Cloud lassen Sie es sich beschreiben. Dieser Text ist keine Rechtsberatung; den Einzelfall klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt.

Ein zweiter Punkt ist die Trennung der Häuser. Auf einem Server im Haus liegen nur Ihre Daten. In einer Cloud-Software teilen sich viele Häuser dieselbe Anwendung; die Frage lautet, ob die Trennung nur in der Oberfläche sitzt oder in der Datenbank selbst, so dass eine Abfrage aus einem Haus die Daten eines anderen gar nicht erreichen kann.

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe nach § 147 AO bleibt in beiden Fällen bei Ihnen; holen Sie die Belege vollständig heraus, bevor ein Vertrag endet, und klären Sie die Fristen mit Ihrer Steuerberatung. Mehr zu den Pflichten im Haus steht im Ratgeber Datenschutz im Bestattungsunternehmen.

Zweiter Faktor und Rollen: wer hinein darf und wie weit

Ein Server im Haus ist von außen schwer erreichbar; das schützt, solange niemand von außen hinein muss. Eine Cloud-Software ist von überall erreichbar, deshalb reicht ein Passwort nicht. Ein zweiter Faktor, etwa ein Einmalcode aus einer App auf dem Telefon, sorgt dafür, dass ein erratenes Passwort allein nicht genügt. Entscheidend ist, wo die Pflicht sitzt: Prüft nur die Oberfläche den zweiten Faktor, lässt sie sich umgehen; prüft ihn die Datenbank bei jeder Abfrage, nicht.

Bei Revean melden sich interne Rollen, also Inhaber und Mitarbeitende, mit zweitem Faktor an (zeitbasierter Einmalcode). Die Pflicht ist in der Datenbank verankert: Ohne zweite Stufe gibt sie interne Daten nicht heraus, gleich über welche Oberfläche die Anfrage kommt. Angehörige im Portal haben keinen zweiten Faktor; sie sehen nur den Fall, für den sie einen widerrufbaren Zugang bekommen haben. Schreibende Aktionen an den Falldaten stehen in einem Protokoll, das sich nicht nachträglich ändern lässt – auch nicht durch uns als Betreiber. Innerhalb eines Hauses gibt es keine Schranke zwischen Standorten: Wer im Haus arbeitet, sieht das Haus.

Revean: Browser, Frankfurt, Trennung je Haus

Revean ist eine Bestattersoftware im Browser, entwickelt und betrieben von der GL BestattungsExperten GmbH in Hamburg. Eine Version zum Installieren auf eigenen Servern gibt es nicht. Wer Betrieb, Updates und Sicherung abgeben will, bekommt dafür die folgenden Zusagen.

Was wir nicht behaupten: eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder einem vergleichbaren Katalog, eine Verfügbarkeit in Prozent, Sicherungsintervalle. Bewusst über Häuser hinweg laufen nur die Netzwerkfunktionen (Branchen-News, Forum, Direktnachrichten, Börse und Marktplatz, Lieferanten-Bewertungen, Branchentermine, Wissensbibliothek); dort sehen Häuser, was andere dafür freigegeben haben, nie Falldaten. Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit & DSGVO.

Prüffragen für die Vorführung

Zehn Fragen für jeden Anbieter, gleich ob Cloud oder Server im Haus; lassen Sie sich die wichtigsten Antworten schriftlich geben:

• Wo genau liegen unsere Falldaten, und wer betreibt das Rechenzentrum?
• Welche weiteren Dienstleister verarbeiten Daten, wofür, und wo?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und sind die Unterauftragsverarbeiter darin aufgeführt?
• Wie sind die Häuser voneinander getrennt: in der Oberfläche oder in der Datenbank?
• Ist der zweite Faktor für interne Zugänge Pflicht, und wo wird er geprüft?
• Wie oft wird gesichert, wie lange aufbewahrt, und wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung geprobt?
• Was funktioniert, wenn das Internet im Büro ausfällt, und was unterwegs ohne Netz?
• Wer spielt Updates ein, und erfahren wir vorher davon?
• Können wir jederzeit selbst alle Daten in einem offenen Format exportieren, und was fehlt im Export?
• Was geschieht mit unseren Daten nach Vertragsende, und wie lange bleiben sie abrufbar?

Weitere Kriterien jenseits des Betriebsmodells stehen im Ratgeber Bestattersoftware auswählen; wie der Umzug der Daten gelingt, beschreibt Bestattersoftware wechseln.

Häufige Fragen